Conoce las herramientas de gestión del tiempo

El objetivo de la tecnología es hacer nuestras vidas más fáciles y productivas. Dado que el tiempo es el recurso más valioso que se puede poseer, es importante encontrar todas las herramientas de gestión del tiempo útiles en el mercado para aprovecharlo al máximo. Le contaremos qué herramientas de este tipo usan las personas más productivas y cómo incluirlas en su empresa.

Habilidades, técnicas y herramientas de gestión del tiempo

Antes de profundizar en las diferentes herramientas de gestión del tiempo, aclaremos la diferencia entre las habilidades, técnicas y herramientas de gestión del tiempo. Las habilidades de administración del tiempo son principalmente técnicas simples que pueden ayudarlo a organizar mejor su jornada. Algunos ejemplos de habilidades de gestión del tiempo son el establecimiento de límites, la planificación, la delegación, la priorización, etc.

Los métodos  y los marcos de administración del tiempo son las diferentes formas de administrar el mismo. Algunos ejemplos de técnicas de gestión del tiempo son Getting things done (GTD), Pomodoro timer, Eisenhower matrix y muchos otros.

Las técnicas de gestión del tiempo consisten en métodos, directrices, procesos y otras recomendaciones, que suelen incluir opciones de herramientas de gestión del tiempo, muy diferentes unas de otras. Algunos ejemplos de herramientas de gestión del tiempo son el calendario, el software para tomar notas, el rastreador de tiempo y otras aplicaciones especializadas para la gestión del tiempo, etc.

Pero ¿por qué debería utilizar una herramienta de gestión del tiempo específica y cuáles son las mejores soluciones de software que la acompañan?

El objetivo de las herramientas de administración del tiempo es ayudarlo a administrar mejor su tiempo. Al utilizarlas puede volverse más productivo, tomar mejores decisiones sobre su jornada y reducir el tiempo que dedica a cosas como informes y facturación.

Cuando hablamos de este tipo de herramientas, hay que tener en cuenta que es bastante fácil entusiasmarse con las más nuevas, la parte difícil es dar el uso apropiado y aprovechar al máximo la seleccionada.

Antes de escoger una herramienta lo primero que necesitas es tener muy clara la razón por la que quieres mejorar en la gestión del tiempo, ya sea ganar más dinero o tener más tiempo libre. Luego podrá buscar la herramienta más adecuada para su objetivo y utilizarla el tiempo suficiente para acostumbrarse a ella. Aquí hay una lista de todas las cosas que pueden mejorar con las herramientas de administración del tiempo:

• Escribir sus metas, aunque no lo crea cuando estas son claramente definidas ayudan enormemente con la administración del tiempo.
• Organizar su semana y programar cómo pasará el tiempo con bastante anticipación.
• Tener una descripción general de todas las tareas que deben completarse, con sus respectivas fechas límite.
• Priorizar sus tareas y por supuesto no olvidarse de ninguna.
• Registrar y analizar todo el tiempo invertido, con fines de optimización.
• Simplificar la administración, por ejemplo, los informes, la facturación, entre otros.
• Coordinación con tu equipo de trabajo.
• Gestionar mejor las reuniones de trabajo.
• Minimizar las distracciones y enfocarse mejor en los objetivos.
• Reflexionar sobre los aspectos dónde puede mejorar.
• Desarrollar nuevos hábitos.

Este tipo de aspectos deberían resultar en un significativo éxito, pues se toman mejores decisiones sobre sus prioridades, se asumen proyectos más grandes y con mayor valor agregado, se dice no a cosas sin importancia, etc.

Pero sobre todo se logra más eficiencia, se trabaja más rápido y sin distracciones, ahorrando tiempo, informando y comunicando mejor sus objetivos, etc. En resumen, si elige la lista de tecnología adecuada y que realmente va a usar, puede ganar más dinero y tener algún tiempo libre.

Criterios a considerar al elegir las herramientas de gestión del tiempo

Ante la gran lista de herramientas de gestión del tiempo que existen en el mercado, quizás la cuestión crucial es cómo elegir la tecnología adecuada para sus necesidades. El mejor consejo es experimentar con algunas de ellas, hasta encontrar la adecuada. Prueba durante un corto período de tiempo y observa cómo se ajustan a sus necesidades, pues casi todas las aplicaciones tienen una versión de prueba gratis  ideal para ese tiempo de prueba.

Sin embargo, es muy cierto que no puede probar los cientos de aplicaciones de gestión del tiempo existentes por estos días. Para reducir las opciones, considere los cinco criterios de selección al momento de buscar la tecnología adecuada, que incluyen:

1- Una o muchas aplicaciones

Algunas aplicaciones están especializadas para hacer una sola cosa realmente bien y otras soluciones de software ofrecen muchas herramientas diferentes en una, pero generalmente esas características pueden no funcionar tan bien, porque son más básicas. Lo que elija depende de sus necesidades y preferencias personales.

Si desea tener todo en un solo lugar, por ejemplo, las tareas, el calendario o las notas, puede optar por una solución de un solo punto.  Pero si es un poco más avanzado, probablemente prefieras combinar algunas aplicaciones que son realmente buenas en una sola cosa y luego conectarlas.

2- Líderes del mercado o recién llegados

El siguiente criterio de selección es bastante difícil, pues se trata de escoger entre una gran marca o una que inicia. Los líderes del mercado que generalmente son las grandes marcas, suelen ser una opción segura. Pero en algún momento, la mayoría de los líderes del mercado dejan de innovar y sus productos se llenan de funciones innecesarias.

En el caso de los recién llegados al mercado, estos deben ser más agresivos con la innovación, proporcionando algo nuevo y más valioso.  En algunos casos ofrecen a muchas empresas jóvenes nuevas funciones y le ayudan con consejos sobre la dirección inteligente para crecer.

La desventaja es que pueden desaparecer si son demasiado nuevos, pero si opta por un recién llegado, asegúrese de poder hacer una copia de seguridad y explorar todos los datos de la aplicación. Si le encanta probar y adoptar cosas nuevas, entonces los recién llegados al mercado pueden ser una opción para usted.

De lo contrario, si es escéptico por naturaleza, los líderes del mercado o aquellos recién llegados más conocidos y probados, sean probablemente su mejor opción. Estos últimos son a menudo el camino a seguir.

3- Funciones del software

La mayoría de las herramientas más antiguas ofrecen prácticamente el mismo conjunto de funcionalidades. Sin embargo, casi todas las aplicaciones intentan diferenciarse de alguna manera con complementos y funcionalidades extra.

Estas son cosas como extensiones de navegador, integraciones de API, diferentes plantillas de reuniones, etc. Para seleccionar la solución con el conjunto correcto de funcionalidades, simplemente escriba todas sus necesidades y luego investigue un poco las características.

4-Debe conectar con usted

Si escoge bien, utilizará el software de gestión de tiempo seleccionado todos los días. Por lo tanto, debe tener el aspecto y la sensación que realmente le gusta, lo que incluye un buen diseño, colores agradables, fuentes atractivas y todas las demás cosas relacionadas.

Aunque el diseño no es lo único importante a este respecto, una buena experiencia de usuario es clave para conectar con una herramienta, por supuesto si quieres que navegar a través de ella sea lo más simple, lógico y fluido. Recuerde que se necesita un poco de tiempo para acostumbrarse a cualquier software, pero tarde o temprano, tienes que enamorarte del que utilizas.

5- Móvil primero

Hoy en día, todos gastamos y hacemos cada vez más cosas en teléfonos inteligentes, suplantando en muchos casos a las computadoras de escritorio. Eso significa que debe asegurarse de que el software de administración de tiempo seleccionado no solo tenga una versión web o de escritorio, sino también una buena aplicación móvil.

En la práctica, es de suma importancia asegurarse de que su solución tenga una aplicación nativa para iOS y Android. Por lo tanto, cuando esté probando software, no olvide probar también la aplicación móvil que lo acompaña.

Ahora que conoce los criterios de selección más importantes para el software de gestión del tiempo, profundicemos en las diferentes herramientas de gestión del tiempo y los mejores proveedores.

Las mejores herramientas de gestión del tiempo

Diseñadas para todos los que quieren sobresalir en la gestión del tiempo, existen cinco tipos diferentes de herramientas de gestión del tiempo que debe utilizar y combinar lógicamente.

Pero además de estas herramientas, puede aplicar diferentes técnicas de gestión del tiempo, como Getting Things Done, matriz de Eisenhower, temporizador Pomodoro y otras.  Aquí está la lista de las cinco herramientas:

• Calendario
• Gerente de tareas o gerente de proyectos
• Rastreador de tiempo
• Aplicación para tomar notas con plantillas
• Seguimiento de hábitos, herramientas de prevención de distracciones y otros

Calendario

La gestión y organización del tiempo siempre comienza con un calendario y una programación adecuada. Es casi imposible organizarse sin usar un calendario, algo obvio.  Pero lo que es aún más importante es utilizar el calendario de forma completa, pues la mayoría de las personas usa el calendario solo para anotar sus reuniones.

Esta herramienta debería ayudarle a tener un mejor control de su tiempo. Puede utilizar el calendario para tener una vista panorámica de las próximas semanas. Es decir, escriba casi todo lo que planeas en el calendario y observa si es la fecha correcta, si organizaste bien el tiempo, si hay días muy recargados de actividades, etc. Aquí hay algunos otros trucos sobre cómo usar el calendario de forma avanzada para obtener el máximo provecho:

• Planifique la siguiente semana laboral el domingo por la noche a más tardar.
• Primero programe las cosas importantes: ejercicio, lectura, familia y tiempo de recuperación.
• Luego coloque todo lo relacionado al flujo de trabajo en el calendario, asegurándose de que en el tiempo programado, trabaja en las tareas más importantes sin distracciones.
• Agrupe reuniones y llamadas telefónicas en bloques.
• Bloquear el tiempo para el correo electrónico: lapsos cortos, de unos 15 minutos durante los cuales intenta responder a tantos correos electrónicos como sea posible.
• Programe un día sin reuniones ni otras distracciones para trabajar en paz.

Administrador de tareas o proyectos

En la aplicación de calendario, debe reservar bloques de tiempo para trabajar en tareas seleccionadas y que sean importantes, programar sus reuniones y anotar todo lo demás que esté haciendo. En una de administración de tareas o administración de proyectos, debe mantener una descripción general de todas las tareas que deben realizarse, establecer prioridades y luego realizar un seguimiento de su progreso.

Si trabajas de manera independiente, una sencilla solución de gestión de tareas debería ser más que suficiente. Pero si dirige un equipo más grande, debería considerar una herramienta de gestión de proyectos poderosa. Para ambas opciones, hay dos tipos diferentes de administradores de tareas o proyectos en general:

• Basado en listas: escribe todas las tareas en diferentes listas.
• Basado en Kanban: Crea diferentes tableros virtuales con columnas de pendientes, en progreso y realizado, además de tarjetas virtuales o notas adhesivas para cada tarea. Puede mover las tarjetas por las columnas mientras trabaja en sus tareas.

Decidir si debe utilizar una aplicación basada en listas o Kanban depende completamente de sus preferencias y necesidades personales. Algunas aplicaciones incluso admiten ambos tipos de vistas. Lo que es más importante es que la vista ofrece un soporte simple para priorizar las tareas, lo que en la práctica significa que puede reordenar fácilmente las tareas o las tarjetas virtuales.

Al priorizar las tareas, siempre debe considerar la diferencia entre tareas urgentes e importantes. Las tareas urgentes son aquellas que requieren su atención inmediata. Por otro lado, las tareas importantes son las que contribuyen a su misión, valores y metas a largo plazo.

Usted debe priorizar las tareas que son urgentes y luego las importantes, asegúrese de que se vean claramente en la parte superior de su aplicación de administración de tareas. Aquí hay cuatro tipos diferentes de tareas que debe administrar correctamente:

• Urgente + Importante (Hacer)
• Urgente + No Importante (Delegado)
• No urgente + importante (Prográmalos en tu calendario con anticipación)
• No importante + No urgente (eliminar)

Aquí le presentamos nuestra selección de las mejores aplicaciones de gestión de tareas y proyectos: Trello, Wunderlist, Todoist, Any.do, Wrike, Jira, ProofHub, entre otras.

Rastreador de tiempo

El siguiente en la lista de herramientas de administración del tiempo es un buen rastreador. Aunque no lo crea, los beneficios de usar un rastreador de tiempo son numerosos, sin importar si trabaja solo o en equipo.

Un buen rastreador de tiempo lo empuja suavemente a ser más productivo, pues debe mantener un registro de cómo está gastando su tiempo, permitiéndole analizar cómo y porqué lo invierte de esa manera, además, puede automatizar cosas como informes y facturación.

Emplear un rastreador de tiempo es una de las mejores recomendaciones que probablemente podemos ofrecerle para la gestión del mismo. Recuerde que solo puedes gestionar lo que mide. Nuestra selección de aplicaciones de seguimiento del tiempo incluye: Harvest, Toggl, Timely y Tick.

Aplicación para tomar notas

Otra herramienta importante que puede ayudarlo a mejorar en gran medida la administración del tiempo es una aplicación para tomar notas. Debe utilizar esta herramienta específicamente para:

• Anotar sus metas a largo plazo y a corto plazo, es decir, trimestral, mensual, etc.
• Mantener las minutas de la reunión.
• Reflexiones sobre cómo trabaja y cómo puede mejorar.
• Mantener todas las referencias y artículos en un solo lugar.
• Mantener la versión digital de diferentes documentos.

Es extremadamente útil que una aplicación para tomar notas tenga diferentes plantillas preparadas previamente, pero que además le permita a usted crear sus propias plantillas. ¿Para qué son útiles las plantillas? En caso como lluvia de ideas, redacción de pautas y listas de verificación, análisis de problemas comerciales, preparación de hojas de ruta, calendarios editoriales, etc.

Una buena aplicación para tomar notas también debe tener diferentes extensiones y complementos para que pueda enviar datos a la aplicación desde diferentes fuentes. Nuestra selección de las mejores aplicaciones de este tipo incluye: Evernote, Noción, One note, etc.

Seguimiento de hábitos, prevención de distracciones y similares

Por último, pero no menos importante, están las herramientas especializadas de gestión del tiempo.  Por ejemplo, puede utilizar diferentes herramientas de seguimiento de hábitos, software para bloquear distracciones, soluciones de automatización, etc.

También hay muchas herramientas que admiten diferentes técnicas de gestión del tiempo, solo recuerde que es mucho mejor usar pocas herramientas e instalar las que realmente vamos utilizar, no mantener un montón que ocupa espacio para emplear solo a la mitad. Nuestra selección de los mejores constructores de hábitos incluye:

• Impulsó: un panel de control personal diseñado para eliminar las distracciones y proporcionar inspiración
• Stickk: plataforma comunitaria que te ayuda a alcanzar las metas propuestas.

Otras herramientas de gestión del tiempo útiles

Existen otras alternativas excelentes para alcanzar una mejor productividad y que le recomendamos utilizar en la gestión del su tiempo:

• Bloqueador de aplicaciones y sitios web
• Música para ayudarle a concentrar
• ‍Temporizador Pomodoro
• ‍Herramientas para conectar aplicaciones y automatizar el flujo de trabajo.

Herramientas de gestión del tiempo que debe consultar

Si constantemente debe hacer magia para cumplir los plazos, los recursos y los entregables, es muy probable que se beneficie de un software de gestión del tiempo dedicado. Presentamos algunas de las mejores herramientas de administración del tiempo, que pueden ayudarlo a usted y a su equipo a mantenerse encaminados. ¡Encuentre el suyo y aumente su productividad!

Debido a la gran cantidad de herramientas de gestión del tiempo disponibles, puede ser extremadamente difícil elegir las mejores para usar. Pero te traemos algunas de las más eficientes:

1- Bill4Time

Bill4Time es un software de facturación de tiempo basado en la nube y es muy completo. Ayuda con la simplificación de su facturación, permite recuperar los ingresos perdidos y realizar un seguimiento del tiempo y los gastos desde cualquier lugar. Entre sus principales características están:

• Seguimiento del tiempo facturable y no facturable.
• Resúmenes de trabajo diarios, semanales y mensuales.
• Portal del cliente.
• Opciones de facturación y pago online.
• Amplia información sobre contabilidad, proyectos, etc.

Bill4time es bastante interesante pues ofrece un amplio conjunto de informes sobre la productividad del equipo, la rentabilidad del proyecto y mucho más

2-ActiveCollab

Esta herramienta permite combinar la facturación por tiempo con la gestión de proyectos, lo que facilita la planificación y el seguimiento de proyectos creativos. Además, pone a su disposición las funciones para la colaboración en equipo y la comunicación en tiempo real. Entre sus principales características se incluyen:

• Creación de tareas con múltiples usuarios y plazos.
• Filtrar tareas por usuarios, fechas y etiquetas.
• Comentar las tareas y mencionar a los compañeros.
• Calendario de equipo compartido que facilita la colaboración.
• Seguimiento de tiempos y envío de facturas

Lo interesante de Active Collab es que mejora la colaboración entre el equipo de trabajo y la hace más amigable y amena. Cada uno de los usuarios puede configurar un tema personalizado para su plataforma, permitiendo adaptarlo a su gusto de manera rápida.

3-ProofHub

ProofHub es un sistema de gestión de proyectos muy versátil y eficaz, es empleado por organizaciones líderes como la NASA, Disney, Taco Bell y muchas más. Esta herramienta tiene todo lo que necesita en el mismo espacio, viene repleta de funciones poderosas para obviar la necesidad de tener demasiadas herramientas diferentes relacionadas a la administración de su negocio. Algunas de sus características son:

• Posee un software de revisión en línea que permite economizar mucho tiempo durante el proceso de intercambio de comentarios.
• Hace que la gestión de tareas sea menos estresante para los equipos.
• Tiene una imagen visual de los proyectos utilizando diagramas de Gantt.
• Está disponible como aplicación móvil para usuarios de Android e iOS.

4- Clarizen

El software de gestión de tiempo y proyectos Clarizen está basado en la nube de Clarizen y tiene como objetivo ayudar a que su negocio avance. Entre sus cualidades más relevantes están:

• Número ilimitado de proyectos.
• Procesos, alertas y flujos de trabajo automatizados, que además pueden se repiten.
• Colaboración social.
• Seguimiento presupuestario y gestión de gastos.

Esta especial herramienta ofrece flujos de trabajo configurables, puede personalizar Clarizen para que se adapte a la forma en que su empresa hace negocios y no al revés.

5-Harvest

Es una de las herramientas de facturación y tiempo más conocidas del mercado, su interfaz es simple y posee un conjunto de funciones eficaces y sencillas. Por lo que se puede afirmar que Harvest hace muy fácil controlar el tiempo y facturar a sus clientes en consecuencia. Las principales características:

• Creación de presupuestos y facturas todo en función del tiempo trabajado.
• Seguimiento del tiempo desde cualquier navegador, sea Mac, iPhone o Android.
• Permite realizar un seguimiento del tiempo en todas sus herramientas de gestión de proyectos favoritas.
• Informes en tiempo real sobre el tiempo invertido en sus labores.
• Esta herramienta se centra en hacer una cosa y hacerla bien.

6- Toggl

Es un software de gestión del tiempo muy sencillo. Realmente Toggl permite realizar un seguimiento del tiempo sin complicaciones, integrándose con decenas de sistemas de gestión de proyectos diferentes. Podemos afirmar que es el complemento perfecto para sus herramientas existentes, ayudándole a ser más productivo a lo largo del día. Las principales características de Toggl:

• Proyectos y subproyectos ilimitados para un seguimiento preciso del tiempo.
• Informes seguidos del progreso del equipo.
• Seguimiento del tiempo en línea y fuera de línea.

Lo interesante de esta herramienta es que se integra a la perfección con sus herramientas de productividad favoritas, como Trello , Scoro o Asana.

7- Replicon

Este software de gestión del tiempo es una solución integral de múltiples funciones, que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo y facturar a sus clientes los proyectos terminados. Entre sus principales características podemos apreciar:

• Seguimiento del tiempo.
• Manejar varias tarifas de facturación para diferentes usuarios.
• Gestión de presupuestos y gastos de proyectos.
• Análisis sobre el uso del tiempo.

Replicon atrae a las grandes organizaciones que buscan administrar el tiempo de sus empleados de manera más eficiente, pues ayuda a obtener una descripción general completa de cada minuto dedicado al trabajo.

8- Timecamp

Esta herramienta utiliza el seguimiento del tiempo para facturar a los clientes, medir la rentabilidad del proyecto o pagar a los empleados al final del mes. Algunas de sus especificaciones más atractivas incluyen:

• Seguimiento automático del tiempo facturable y no facturable.
• Función de pago integrada.
• Presupuesto en dinero o tiempo.
• Excelentes y muy completos informes.
• Aplicaciones móviles y de escritorio.

Es muy atractiva e interesante pues además de facturar a los clientes, Timecamp también facilita el cálculo de los ingresos en función del tiempo trabajado.

9- Scoro

Scoro ofrece todas las herramientas que necesita para una gestión eficiente del tiempo, incluyendo el seguimiento del tiempo, la facturación, los informes de trabajo, la gestión de proyectos y tareas, entre las principales. Las características principales y más relevantes de esta herramienta son:

• Realiza un seguimiento del tiempo real y facturable, transfiriendo las horas a la factura.
• Automatiza recordatorios de facturas atrasadas, programadas y recurrentes.
• Gestionar facturas por correo electrónico a los clientes, en función de las horas trabajadas.
• Amplia gestión de proyectos, tareas y clientes
• Reportar sobre trabajo, desempeño de ventas, presupuestos, etc.

Lo interesante de esta herramienta es que combina el seguimiento del tiempo con la gestión de proyectos, beneficiando la colaboración y facilitando la gestión de todos sus procesos comerciales en un solo lugar.

10- Nutcache

La herramienta de gestión de proyectos conocida como Nutcache es una opción todo en uno que incluye funciones de facturación y seguimiento del tiempo. Está destinada a grupos de trabajo pequeños que facturan a sus clientes por proyecto y buscan planificar su tiempo de manera más eficiente. Entre las principales características que posee están:

• Seguimiento del tiempo y facturación.
• Administración de gastos.
• Vinculación de proyectos y tareas terminadas con los clientes.
• Lo más interesante de esta herramienta es que tiene una interfaz de usuario fácil de usar, excelente para la colaboración en equipo.

11-Hubstaff

Si quiere ayuda para realizar un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo y del tiempo libre de su equipo, Hubstaff es una excelente opción. Recomendada para las organizaciones que buscan realizar un seguimiento de todo el tiempo dedicado al trabajo y no solo el tiempo dedicado a las tareas en específico.  Las principales características de esta herramienta son:

• Supervisión del tiempo dedicado a las tareas con capturas de pantalla.
• Facturación de proyectos a clientes.
• Informar sobre el uso del tiempo del equipo.
• Envío de informes personalizados a los clientes por correo electrónico.
• Realizar pagos a los empleados en función del tiempo trabajado.

Los mayores atractivos de esta herramienta es que rastrea el tiempo dedicado a varios sitios web y aplicaciones de escritorio y no solo a las tareas específicas. También obtendrá informes sobre el uso del tiempo de su equipo y podrá controlar cómo lo emplean.

12- Freckle

La misión de Freckle es hacer que el seguimiento del tiempo sea rápido, fácil y ameno, para que su equipo trabaje tranquilo y hasta con placer. Tiene una serie de características que gustan entre los usuarios, que incluyen:

• Seguimiento del tiempo
• Registro y facturación del tiempo trabajado.
• Tablero que presenta el gasto de tiempo.
• Permite categorizar personas.
• Ejecuta informes.
• Aplicación de temporizador para Mac, aplicación para iPhone y web móvil.

Lo interesante de esta herramienta es que emplea etiquetas para rastrear proyectos y navegar entre tareas facturables y no facturables. Esto permite agregar entradas de tiempo de forma rápida y sencilla.

13- Teamwork

Este software de gestión de proyectos le permite estimar el tiempo que cree que necesitará para completar las tareas y luego registra su tiempo real. Es una herramienta que te permitirá saber exactamente cuánto tiempo lleva completar ciertas tareas, por lo que se volverá muy preciso en sus estimaciones con el tiempo.  Algunos de sus atributos:

• Estimación y seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto.
• Elaboración y envío de facturas en función del tiempo trabajado.
• Informes de tiempo, personalizados y con opciones de exportación.
• Seguimiento del tiempo sobre la marcha.

Esta atractiva herramienta tiene una función de facturación que no es tan sólida como en otras, pero tiene la virtud de integrarse con todas sus herramientas de facturación favoritas, como QuickBooks, Harvest, Xero, etc.

14- Bric

El software de gestión del tiempo Bric, se especializa en facturación de tiempo construido con análisis en su núcleo, también proporciona información sobre lo que depara el futuro para crear presupuestos, planificar contrataciones y monitorear cómo las personas gastan su tiempo. Entre sus principales características están:

• Seguimiento de tiempo configurable.
• Roles y tarifas de usuario.
• Informes de utilización.

Lo más interesante de Bric es que es una herramienta con amplias funciones de facturación del tiempo, posee un conjunto de funciones de planificación y gestión de proyectos.

15- Avaza

Avaza es un rastreador de tiempo que permite utilizar un temporizador en su teléfono, tableta o cualquier otro dispositivo para siempre realizar un seguimiento de las horas dedicadas a una tarea en particular. Además de la mencionada tiene otras interesantes características:

• Seguimiento del tiempo sobre la marcha.
• Entradas de tiempo en facturas.
• Aprobaciones del parte de horas.
• Seguimiento de gastos.
• Además del seguimiento del tiempo y la facturación, Avaza ofrece una lista de funciones de automatización y gestión de proyectos.

16- Asana

El software de gestión del tiempo de Asana combina elementos de gestión de proyectos, almacenamiento de archivos y colaboración. Permite gestionar proyectos en un equipo sin correo electrónico, además de otras especificaciones que incluyen:

• Organiza y divide su trabajo en tareas y los asigna a los miembros del equipo.
• Distribuye sus tareas en proyectos para hojas de ruta y cronogramas.
• Revisa y verifica el progreso de su equipo de trabajo.
• Recibe notificaciones sobre actualizaciones de proyectos
• Utiliza los paneles de control del proyecto para obtener una descripción general rápida

Esta herramienta es muy fácil de usar, con un diseño simple y amigable. Es recomendable para un equipo pequeño con proyectos poco complejos.

17- Trello

Trello es un software conocido por visualizar las tareas del proyecto en un tablero similar a una cartelera, excelente para administrar asignaciones diarias breves y rápidas. Entre sus especificaciones encontramos:

• Gestión de tareas de manera sencilla.
• Crear listas de tareas ilimitadas.
• Compartir imágenes y archivos.
• Organizar listas por fechas o prioridad.
• Comentarios y colaboración.

Lo que tiene de especial esta herramienta, es que puede ser empleado por nuevas y no tan nuevas empresas, siendo la forma más visual para que los equipos colaboren en cualquier proyecto.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es el proceso de planificación y control de cuánto tiempo le llevan ciertas actividades específicas. La buena gestión del tiempo permite a una persona completar más tareas en un período de tiempo más corto, reduce el estrés y conduce al éxito profesional.

Beneficios de la gestión del tiempo

La capacidad de administrar su tiempo de manera efectiva es importante, por lo tanto, una buena gestión del tiempo conduce a una mayor eficiencia y productividad, menos estrés y más éxito en la vida. A continuación, le presentamos algunos de los beneficios de administrar el tiempo de manera eficaz:

1.Alivio del estrés

Hacer y seguir un horario de tareas reduce la ansiedad, pues a medida que marca los elementos de su lista de tareas pendientes, puede observar que está logrando un progreso tangible. Esto disminuye la sensación de estrés por la preocupación de si está haciendo las cosas en el tiempo requerido y cuantas aún le faltan por concluir.

2.Más tiempo

Una buena gestión del tiempo le brinda más tiempo para dedicarlo a su vida diaria. Las personas que pueden administrar el tiempo de manera eficaz disfrutan de tiempo libre para dedicarlo a pasatiempos u otras actividades personales.

3. Más oportunidades

Gestionar bien el tiempo genera más oportunidades y menos tiempo perdido en actividades triviales. Las buenas habilidades de gestión del tiempo son cualidades clave que buscan los empleadores, pues la capacidad de priorizar y programar el trabajo es extremadamente deseable para cualquier organización.

4.Habilidad para alcanzar objetivos

Las personas que practican una buena gestión del tiempo pueden lograr mejor las metas y los objetivos, y lo hacen en un período de tiempo más corto.

Consejos para una gestión eficaz del tiempo

Después de considerar los beneficios más importantes de la administración del tiempo, veamos algunas formas de organizar el mismo de manera efectiva:

1. Establezca metas correctamente

Establezca metas que sean alcanzables y medibles. Puede utilizar el método S.M.A.R.T (Specific, Mensurable, Achievable, Realistic y Timed), que se encarga de especificar las cinco características que debe poseer una meta. El método habla de proponer metas:

• Específicas: algo concreto, no metas generales que son difíciles de precisar.
• Medibles: debe existir una forma de medir el avance de su labor, pues solo aquello que se mide se gestiona.
• Alcanzables: creer que puede llevarla a cabo porque existe lo necesario para eso.
• Realistas: debe ser una meta que una vez teniendo los recursos, pueda lograrse. No un objetivo irreal e inalcanzable.
• Tiempos y plazos: su meta debe tener un lapso de tiempo bien definido, fecha de inicio y de final. Así evitara posponer o extender innecesariamente la misma.

Es esencial que se asegure de que su meta u objetivo cumpla con estos aspectos, para que efectivamente valga la pena invertir tiempo en ella y obtenga los resultados positivos que desea.

2. Priorice sabiamente

Tenga una lista de prioridades cuando se refiere a sus tareas. Priorice todo en función de la importancia y la urgencia que tienen, observe y determine sobre cada pendiente cuáles son:

• Importante y urgente: lleve a cabo esta actividad cuanto antes.
• Importante pero no urgente: decida cuándo realizar estas tareas.
• Urgente pero no importante: asigne esa tarea a otra persona con menos carga laboral.
• Ni urgente ni importante: puede posponerlo para llevarlo a cabo en otro momento.

3. Defina un límite de tiempo para completar una tarea.

Establecer limitaciones de tiempo para completar las tareas lo ayuda a estar más concentrado y ser más eficiente. Es necesario hacer un pequeño esfuerzo adicional para evaluar y decidir cuánto tiempo necesita para dedicar a cada tarea, suena tedioso, pero también puede ayudarlo a reconocer los problemas potenciales antes de que surja y de esa forma hacer planes para lidiar con ellos.

Por ejemplo, imagine que requiere escribir cinco reseñas a tiempo para una reunión importante. Pero descubre que solo podrá completar cuatro de ellos en el tiempo restante antes de la reunión. Si se da cuenta de este hecho con mucha anticipación, es posible que pueda delegar fácilmente la redacción de una de las reseñas en otra persona y evitar incumplir con esta actividad.

Observa que, si no se hubiera molestado en hacer una verificación de tiempo en sus tareas de antemano, es posible que haya terminado sin darse cuenta de su problema de tiempo hasta poco tiempo antes de la reunión. Algo que podría hacer considerablemente más complicado el hecho de buscar a alguien en quien delegar la responsabilidad de una de las revisiones, ya que esta persona debe también adaptar la tarea a su día.

4. Tome un descanso entre tareas

Cuando se realizan muchas tareas sin descanso, es más difícil mantenerse concentrado y motivado. Debe permitirse algo de tiempo de inactividad entre tareas para aclarar su mente y refrescarse. Considere tomar una siesta breve, dar un paseo corto o meditar.

5. Organice

Utilice su calendario para una gestión del tiempo a largo plazo, anote los plazos de los proyectos o de las tareas que forman parte de un proyecto en general. Piense en cuáles son los mejores días para dedicarlos a tareas específicas, por ejemplo, es posible que deba planificar una reunión para discutir la promoción de ciertos productos un día en el que sepa que el director de mercadeo y publicidad de la empresa está disponible.

6. Eliminar tareas o actividades no esenciales

Es importante eliminar el exceso de actividades o tareas, por lo tanto, determine qué es importante y qué merece su tiempo. Eliminar tareas o actividades que no son esenciales libera un poco más de tiempo para dedicarlo a cosas realmente importantes.

7. Planifique con anticipación

Asegúrese de comenzar todos los días con una idea clara de lo que debe hacer, pero sobre todo lo que debe hacerse ese día sin falta. Considere convertir en un hábito, al final de cada día laboral escribir su lista de «tareas pendientes» para el próximo día laboral. De esa manera, puede comenzar a trabajar a la mañana siguiente sin perder tiempo y de forma organizada.

Implicaciones de una mala gestión del tiempo

Cuando nuestra costumbre es no planificar ni organizar, lograr nuestras metas es una tarea titánica y prácticamente inalcanzable. Si las personas acostumbran a no establecerse metas claras en la vida se perciben como perezosos y vagos, muy dispersos, con bajo el nivel de energía y entusiasmo, además de influenciables y manipulables.

La gestión del tiempo es sumamente necesaria para llevar a cabo nuestro plan, proyectos, metas y la rutina establecida para conseguirlos. Consideremos las consecuencias de una mala gestión del tiempo:

• Flujo de trabajo deficiente

La incapacidad de planificar con anticipación y cumplir con los objetivos es sinónimo de poca eficiencia y eso es muy peligroso para su vida profesional. Si existen varias tareas importantes que completar, un plan eficaz sería llevar a cabo las tareas relacionadas de forma conjunta o secuencial.

Sin embargo, si no planifica con anticipación, podría terminar teniendo que avanzar y retroceder innecesariamente al hacer su trabajo, lo que se traduce en una reducción de la eficiencia y una menor productividad.

• Tiempo perdido

La mala gestión del tiempo da como resultado una pérdida de tiempo valioso y que, al revisar en detalle, es considerable. Por ejemplo, si al realizar sus actividades habla con amigos en las redes sociales, se distrae y pierde un tiempo crucial para completar su labor ese día.

• Pérdida de control

Al no saber cuál es la próxima tarea, por ende, no podrá establecer el lapso de tiempo que va a invertir, llevándolo a una pérdida del control de su vida laboral, que definitivamente influye en su vida personal, lo que definitivamente contribuye a niveles más altos de estrés y ansiedad.

• Mala calidad del trabajo

La mala gestión del tiempo suele afectar la calidad de su trabajo, pues hacerlo a toda velocidad no es lo mismo que tomar el tiempo adecuado para detallar, corregirlo y mejorarlo. Elaborar un informe en último momento no le permitirá verificar la redacción, la ortografía y otros detalles de presentación tal como lo haría con más tiempo a su disposición.

• Mala reputación

Si los clientes o su empleador no pueden confiar en usted para completar las tareas de manera oportuna, sus expectativas y percepciones de usted se ven afectadas negativamente. Tenga presente que, si un cliente no puede confiar en usted para hacer algo a tiempo, es probable que solicite los servicios en otra parte.

Gestionar el tiempo cómo se gestiona el dinero

Generalmente cada empresa mide y administra el dinero en detalle, pero ¿cuánto valoran y administra el tiempo? Las horas de trabajo sin seguimiento y planificación están costando a las industrias y empresas millones de dólares por día. El tiempo es un activo aún más valioso que el dinero, por lo tanto, debe hacer que cada minuto cuente.

Aunque el dinero es el activo administrado con mayor cuidado de todas las empresas, al que se le dedica más tiempo y esfuerzo, este, aunque quiera no cubre el recurso más escaso de su empresa: el tiempo.

Esto ocurre con frecuencia porque valoramos y recompensamos la gestión adecuada del capital financiero, lo medimos y administramos. Pero en la actualidad los grandes directores ejecutivos deben ser igualmente buenos midiendo, administrando y asignando el tiempo. Estos deben tomar decisiones diarias sobre cómo dedicar las horas que se le asignan.

El tiempo es un recurso limitado, no se puede comprar ni pedir prestado y por si no se han dado cuenta es un recurso limitado que caduca todos los días, por lo tanto, como propietario o gerente de un negocio, debe tener mucho cuidado con este valioso recurso. El tiempo es mucho más valioso que el dinero, porque puede usar el tiempo para ganar dinero, pero no puede usar el dinero para comprar más tiempo.

El tiempo un recurso invaluable

Hasta el momento las horas de trabajo sin seguimiento le están costando a la economía del mundo millones de dólares por día, porque cuando un minuto tiene un valor real, el seguimiento de las horas de los empleados puede revelar un impacto significativo en su negocio.

A diferencia de otros recursos, como el talento, la educación o el dinero, todos tenemos la misma cantidad de tiempo y es lo único en el que todos somos verdaderamente iguales, nuestro día tiene 24 horas, igual que el del compañero de trabajo y el de todos los habitantes del mundo.

La administración y el seguimiento del tiempo ofrece visibilidad en tiempo real de los proyectos y muestras métricas operativas claves, que de otro modo permanecerán ocultas. Esto es esencial para la elaboración de presupuestos, estimaciones y cumplimiento, haciendo que los equipos sean más productivos y por lo tanto las empresas más rentables. Al realizar un seguimiento de su tiempo, su equipo de trabajo podrá:

• Mostrar métricas operativas claves para un mejorar el trabajo.
• Medir los costos de los proyectos.
• Ver datos necesarios para el cálculo de costos y estimaciones de proyectos futuros.
• Apegarse a la línea de tiempo y los presupuestos del proyecto.
• Economizar dinero.
• Descubrir y comprender la capacidad de los empleados y asignar en consecuencia su papel en el proyecto.
• Obtener información valiosa sobre los costos, existiendo la posibilidad de reducir los gastos innecesarios.
• Dejar de ser un equipo con exceso de trabajo y estresado, para convertirse en una máquina de proyectos bien engrasada y eficiente.

Trabajar en conjunto

Conseguir que todos estén a bordo de este tipo de proyectos es lo más complicado. Para las organizaciones que trabajan controlando el tiempo, siempre habrá alguna resistencia o muchas interrogantes de parte de sus empleados y sobre todo cuando esto implica un cambio en los anteriores lineamientos de trabajo.

El seguimiento del tiempo no se trata de vigilar la productividad de los equipos, como de un movimiento empresarial inteligente. Usted no pasará de gerente a policía que vigila a los empleados. El seguimiento del tiempo produce datos que son fundamentales para supervisar el rendimiento empresarial y de los empleados.

Los datos de la hoja de tiempo brindan a las empresas la capacidad no solo de comparar sino, lo que es más importante, de pronosticar, revelando el costo y la rentabilidad del proyecto, la disponibilidad y costo de los empleados, entre otras cosas. Aun con la resistencia, gestionar y vigilar el tiempo para los empleados, resulta importante porque:

• Permite hacerse una idea de cuánto tiempo se dedica a diferentes tareas y proyectos.
• Revela datos que se pueden utilizar para solicitar más recursos, un aumento en el salario e incluso una promoción.
• Fomenta la autonomía del empleado.
• Ayuda a mantenerse productivo y limitar las interrupciones en la jornada.
• Facilita a los empleados los datos necesarios y útiles para el establecimiento de objetivos y la toma de decisiones
• Evita que los empleados tengan horarios y carga laboral excesiva.

En busca de soluciones

En el pasado, la única forma que tenían las empresas de realizar un seguimiento del tiempo de trabajo con algún grado de eficiencia era una hoja de tiempo escrita a mano o quizás una tarjeta perforada. Estos recursos fueron parte de las jornadas de las empresas durante décadas, pero la nueva tecnología ha hecho que sea mucho más fácil rastrear y gestionar el tiempo, con algunas herramientas de gestión del tiempo disponibles en el mercado.

Cuando se selecciona una solución de seguimiento del tiempo para su equipo, hay algunas preguntas adicionales que debe hacer, para que sea el adecuado a las necesidades de su equipo. Estas preguntas incluyen:

¿Está planeando facturar por tiempo? Si es así, debe capturar cada minuto de su trabajo. Por el contrario, cuando está facturando por proyecto en lugar de por minuto trabajado, solo necesita medir la entrada de tiempo.

¿El software está basado en la nube y es móvil? Tener la solución en la nube y disponible en dispositivos móviles la hace utilizable sobre la marcha y en cualquier circunstancia, algo muy necesario por estos días.

¿Es fácil de aprender y usar? El seguimiento del tiempo debe ser lo más sencillo y práctico posible para los usuarios, de modo que no acaben perdiendo tiempo extra en el uso del sistema.

¿Se integra con otras herramientas de gestión del tiempo? Para aprovechar al máximo su herramienta de seguimiento del tiempo, debe integrarse con la gestión de proyectos o la solución empresarial que posee.

Si lo último que quiere es perder el tiempo integrando diferentes herramientas, elija una solución más completa y eficiente, que ofrezca seguimiento, administración de proyectos, facturación e informes, todo en uno. Encontrar el mejor software que se adapte a sus necesidades no es tan complicado, solo debes:

1-Definir el problema

No busque un software nuevo solo porque podría ser necesario, de existir un problema o necesidad a resolver, ya sea información que deba administrarse o un proceso que le gustaría automatizar. Comience por trazar un mapa de sus problemas actuales.

2- Asignar el flujo de trabajo actual

El proceso de búsqueda de herramientas de gestión del tiempo inicia con una comprensión completa de las mismas y las características que se necesitan en primer lugar, por lo tanto, las empresas deben pensar en esto antes de comprar e implementar un nuevo software, para evitar decepciones y malentendidos posteriores.

3- Encuentre la fuente y la solución de sus problemas

Los proveedores de software empresarial generalmente diseñan su producto en torno a un proceso empresarial o un problema que debe resolverse, por lo tanto relacione los problemas de su empresa con el flujo de trabajo actual, lo que permitirá descubrir qué cosas de su negocio deben solucionarse o facilitarse con un nuevo recurso.

4- ¿Necesita una o más soluciones?

Es probable que una empresa en crecimiento utilice diferentes softwares, por lo tanto, debe tener muy claro si puede trabajar con varias herramientas o una que integre todo lo que necesita.

5- ¿Está en sintonía con su equipo?

Si bien una solución de software de apariencia elegante puede ser agradable a la vista, hay mucho más que considerar al prepararse para comprar herramientas comerciales adicionales. Considere si es apropiada, amigable y fácil para su equipo, consulte con él durante la toma de decisiones y el proceso de implementación de software.

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