La buena comunicación es sin duda uno de los ingredientes más importantes para el éxito empresarial. Sin ella, las organizaciones y sus empleados probablemente tendrían dificultades para desarrollar todo su potencial. Y es por ello, que estas deben tener en cuenta la Importancia de la Comunicación Empresarial y aquí te la detallamos.
Índice de Contenido
La comunicación y la importancia de la comunicación empresarial
El intercambio de información o el paso de información, ideas o pensamientos de una persona a otra o de un extremo al otro es comunicación. De acuerdo a otros autores, la comunicación puede definirse también como:
«Un proceso de interacción significativa entre seres humanos. Más específicamente, es el proceso mediante el cual se perciben significados y se alcanzan entendimiento entre los seres humanos.» – McFarland
«Es un intercambio entre dos o más personas, específicamente de acciones, ideas, juicios o emociones.» – Newman y Summer
«La comunicación puede establecerse como el proceso de interpretar y compartir el significado.» – Pearson y Nelson
Por lo tanto, la comunicación es el proceso de transmitir información de una persona a otra. El propósito de la comunicación comprende la información. Cualquier cosa que uno quiera decirle a alguien debe ser entendida claramente por él, de lo contrario, el propósito mismo de la comunicación sería derrotado.
En una organización, el comprender la importancia de la comunicación empresarial facilita el flujo de información y el entendimiento entre diferentes personas y departamentos a través de distintos medios empleando todos los canales y redes. Este flujo de información es vital para la eficacia gerencial y la toma de decisiones en general, y para el gerente de talento humano en particular, ya que debe estar en contacto con los gerentes de varios departamentos, empleados o trabajadores y líderes sindicales.
La comunicación, por lo tanto, ayuda a entender mejor a las personas eliminando malentendidos y creando claridad de pensamientos y expresiones, además que también educa a las personas y las une de una forma más cercana entre sí. Así como también, es determinada como una función de gestión importante estrechamente asociada con todas las demás funciones de gestión. Cierra la brecha entre individuos y grupos a través del flujo de información y la comprensión entre ellos.
La información es el aspecto más vital para la comunicación. Es la información que se transmite, estudia, analiza, interpreta y almacena. Por lo tanto, el gerente tiene que dedicar tiempo a recopilar, analizar y almacenar la información para la toma de decisiones y la rutina del día a día.
Elementos de la comunicación
Para comprender mejor el proceso de comunicación, podemos dividirlo en una serie de ocho elementos que son sumamente esenciales:
- Fuente o emisor
- Mensaje
- Canal
- Receptor
- Realimentación
- Ambiente
- Contexto
- Interferencia
Cada uno de estos ocho elementos cumple con una función integral en el proceso general de la comunicación, y más específicamente en el tema de la importancia de la comunicación empresarial. A continuación se detalla cada uno:
Fuente o emisor
La fuente o emisor imagina, crea y envía el mensaje. Tomando como ejemplo, una situación de hablar en público. La fuente es la persona que da el discurso, él o ella transmite el mensaje compartiendo nueva información con la audiencia. En este caso, el orador también transmite un mensaje a través de su tono de voz, lenguaje corporal y elección de ropa.
Este a su vez, comienza determinando primero el mensaje: qué decir y cómo decirlo. El segundo paso consiste en codificar el mensaje eligiendo el orden correcto o las palabras perfectas para transmitir el significado deseado. El tercer paso es presentar o enviar la información al receptor o audiencia. Finalmente, al observar la reacción de la audiencia, la fuente percibe qué tan bien recibieron el mensaje y responde con aclaraciones o información de apoyo.
Mensaje
El mensaje es el estímulo o significado producido por la fuente para el receptor o la audiencia. Así que cuando una persona planea dar un discurso o escribir un informe, su mensaje puede parecer que son sólo las palabras que elija que transmitirán su significado. Pero eso es sólo el comienzo. Las palabras se combinan con gramática y organización.
Para ello, el emisor o fuente puede optar por guardar su punto más importante para el final. El mensaje también consiste en la forma en que lo dice en un discurso, con su tono de voz, su lenguaje corporal y su apariencia, y en un informe, con su estilo de escritura, puntuación, los títulos y formato que elija. Además, parte del mensaje puede ser el entorno o el contexto en el que lo presenta y el ruido que puede hacer que su mensaje sea difícil de escuchar o ver.
Imagine, por ejemplo, que se dirige a una gran audiencia de representantes de ventas y sabe que esta noche hay un juego de la Serie Mundial. Es posible que su audiencia tenga dificultades para asentarse, pero puede optar por abrir con un «Entiendo que hay un juego importante esta noche». De esta manera, al expresar verbalmente algo de lo que la mayoría de la gente de su audiencia es consciente e interesada, puede captar y enfocar su atención.
Canal
El canal es la forma en que un mensaje o mensajes viajan entre la fuente y el receptor. Por ejemplo, piense en su televisor. ¿Cuántos canales tienes en tu televisión? Cada canal ocupa algo de espacio, incluso en un mundo digital, en el cable o en la señal que trae el mensaje de cada canal a tu hogar. La televisión combina una señal de audio que escuchas con una señal visual que ves, juntos transmiten el mensaje al receptor o audiencia.
Prueba apagando el volumen de tu televisor. ¿Todavía puedes entender lo que está pasando? Muchas veces se puede, porque el lenguaje corporal comunica parte del mensaje del programa. Ahora suba el volumen pero dé la vuelta para que no pueda ver la televisión, todavía puedes escuchar el diálogo y seguir la línea de la historia.
Del mismo modo pasa cuando se habla o escribe, porque se está utilizando un canal para transmitir un mensaje. Los canales hablados incluyen conversaciones cara a cara, discursos, conversaciones telefónicas y mensajes de correo de voz, radio, sistemas de megafonía y voz sobre protocolo de Internet. Los canales escritos incluyen cartas, memorandos, órdenes de compra, facturas, artículos de periódicos y revistas, blogs, correo electrónico, mensajes de texto, tweets y más.
Receptor
El receptor toma el mensaje de la fuente, analizando e interpretando el mensaje de formas intencionadas y no intencionadas por la fuente. Para entender mejor este componente, piense en un receptor de un equipo de fútbol. El mariscal de campo lanza el balón (mensaje) a un receptor, quien debe ver y descifrar dónde atrapar la pelota, el mariscal puede tener la intención de que el receptor «capte» su mensaje de una manera, pero él puede ver las cosas de manera diferente y perder la pelota (el significado pretendido) por completo.
Como receptor, usted escucha, ve, toca, huele y/o saborea para recibir un mensaje. Así que las personas o audiencia «puede medirse», de la misma manera que podrías verlos mucho antes de subir a un escenario o abrir la boca. Las respuestas no verbales de los oyentes pueden servir como pistas sobre cómo ajustar la apertura. Por lo que puede imaginarse a sí mismo en su lugar, anticipando lo que buscaría si fuera ellos.
Así como un mariscal de campo planea dónde estará el receptor para colocar la pelota correctamente, usted también puede reconocer la interacción entre la fuente y el receptor en un contexto de comunicación empresarial. Todo esto sucede al mismo tiempo, lo que ilustra por qué y cómo la comunicación siempre está cambiando.
Realimentación
Cuando responde a la fuente de forma intencionada o no, está dando retroalimentación. La retroalimentación se compone de mensajes que el receptor envía a la fuente. Verbales o no verbales, todas estas señales de retroalimentación permiten a la fuente ver qué tan bien o con qué precisión (o qué tan mal e inexactamente) se recibió el mensaje.
La retroalimentación también brinda una oportunidad para que el receptor o la audiencia soliciten una aclaración, estén de acuerdo o en desacuerdo, o indiquen que la fuente podría hacer que el mensaje sea más interesante. A medida que aumenta la cantidad de retroalimentación, también aumenta la precisión de la comunicación.
Por ejemplo, suponga que es un gerente de ventas que participa en una conferencia telefónica con cuatro representantes de ventas. Como fuente, desea decirle a los representantes que aprovechen el hecho de que es la temporada de la Serie Mundial para cerrar las ventas de artículos deportivos relacionados con el béisbol. Dices tú mensaje, pero no escuchas respuestas de tus oyentes.
Puede suponer que esto significa que lo entendieron y estuvieron de acuerdo con usted, pero más adelante en el mes puede sentirse decepcionado al descubrir que se realizaron muy pocas ventas. Si siguió su mensaje con una solicitud de comentarios (¿Tiene sentido? ¿Alguno de ustedes tiene alguna pregunta?), Es posible que tenga la oportunidad de aclarar su mensaje y averiguar si alguno de los representantes de ventas creyó en que la sugerencia no funcionaría con sus clientes.
Ambiente
El entorno es la atmósfera, física y psicológica, donde envías y recibes mensajes. Este puede incluir las mesas, sillas, iluminación y equipo de sonido que se encuentran en la habitación. La habitación en sí es un ejemplo del entorno. El entorno también puede incluir factores como la vestimenta formal, que pueden indicar si una discusión es abierta y solidaria o más profesional y formal.
Es más probable que las personas tengan una conversación íntima cuando están físicamente cerca unas de otras, y menos probabilidades cuando solo pueden verse desde el otro lado de la habitación. En ese caso, pueden enviarse mensajes de texto, lo que en sí mismo es una forma íntima de comunicación. La elección del texto está influenciada por el entorno.
Ahora, si usted es la fuente o emisor del mensaje siendo en este ejemplo el orador, el medio ambiente impactará y jugará un papel significativo en su discurso. Siempre es una buena idea ir a ver dónde hablarás antes del día de la presentación real.
Contexto
El contexto de la interacción de comunicación involucra el escenario, la escena y las expectativas de las personas involucradas. Un contexto de comunicación profesional puede involucrar demandas comerciales (señales ambientales), que influyen directa o indirectamente en las expectativas de lenguaje y comportamiento entre los participantes.
Una presentación o discusión no ocurre como un evento aislado. Ejemplo, cuando llegaste a clase, viniste de algún lado. También lo hizo la persona sentada a su lado, al igual que el instructor. El grado en el que el entorno es formal o informal depende de las expectativas contextuales de comunicación de los participantes.
La persona sentada a su lado puede estar acostumbrada a la comunicación informal con los instructores, pero este instructor en particular puede estar acostumbrado a demostraciones verbales y no verbales de respeto en el entorno académico. Es posible que también esté acostumbrado a las interacciones formales con los instructores, y encuentre la pregunta de su compañero de clase de: «Hola maestro, ¿tenemos tarea hoy?» como groseros y desconsiderados cuando lo ven como normal.
La respuesta no verbal del instructor ciertamente le dará una pista sobre cómo perciben la interacción, tanto la elección de palabras como cómo se dijeron.
El contexto tiene que ver con lo que las personas esperan unas de otras y, a menudo, creamos esas expectativas a partir de señales ambientales. Las reuniones tradicionales como bodas o quinceañeras suelen ser eventos formales. Hay un momento para saludos sociales tranquilos, un momento para el silencio mientras la novia camina por el pasillo, o el padre puede tener el primer baile con su hija mientras ella se transforma de niña a mujer a los ojos de su comunidad.
En cualquiera de las celebraciones puede llegar el momento de la celebración y el baile bullicioso. Es posible que se le pida que brinde, y el contexto de la boda o la quinceañera influirán en su presentación, tiempo y efectividad.
En cambio, en una reunión de negocios ¿quién habla primero? Eso probablemente tenga alguna relación con el puesto y el rol que tiene cada persona fuera de la reunión. El contexto juega un papel muy importante en la comunicación, particularmente entre culturas.
Interferencia
La interferencia, también llamada ruido, puede provenir de cualquier fuente. Por lo que esta es cualquier cosa que bloquea o cambia el significado intencionado del mensaje por parte de la fuente. Por ejemplo, si conducía un automóvil al trabajo o la escuela, es probable que estuviera rodeado de ruido. Las bocinas de los automóviles, las vallas publicitarias o quizás la radio de su automóvil interrumpieron sus pensamientos o su conversación con un pasajero.
El ruido psicológico es lo que sucede cuando sus pensamientos ocupan su atención mientras escucha o lee un mensaje. Imagina que son las 4:45 p.m. y su jefe, que está en una reunión en otra ciudad, le envía un correo electrónico pidiéndole las cifras de ventas del mes pasado, un análisis de las proyecciones de ventas actuales y las cifras de ventas del mismo mes durante los últimos cinco años.
Puede abrir el correo electrónico, comenzar a leer y pensar: «Genial, no hay problema, tengo esas cifras y ese análisis aquí mismo en mi computadora». Responde con las cifras de ventas del mes pasado y las proyecciones actuales adjuntas. Luego, a las cinco en punto, apagas la computadora y te vas a casa. A la mañana siguiente, su jefe le llama por teléfono para decirle que se molestó porque no incluyó las cifras de ventas de los años anteriores.
¿Cuál fue el problema? Interferencia: al pensar en cómo deseaba responder al mensaje de su jefe, se impidió leer con suficiente atención para comprender todo el mensaje.
La interferencia también puede provenir de otras fuentes. Quizás tenga hambre y su atención a su situación actual interfiera con su capacidad para escuchar. Quizás la oficina esté calurosa y cargada. Si fuera miembro de una audiencia que escucha un discurso ejecutivo, ¿cómo podría eso afectar su capacidad para escuchar y participar?
El ruido interfiere con la codificación y decodificación normal del mensaje transportado por el canal entre la fuente y el receptor. No todo el ruido es malo, pero el ruido interfiere con el proceso de comunicación. Por ejemplo, el tono de llamada de su teléfono celular puede ser un ruido agradable para usted, pero puede interrumpir el proceso de comunicación en clase y molestar a sus compañeros.
Principios de comunicación
La falta de comunicación eficaz hace que una organización se vea perjudicada. Por lo tanto, para crear conciencia en base a la importancia de la comunicación empresarial eficaz se deben seguir ciertos principios. A continuación, se detallan:
Claridad
El principio de claridad significa que el comunicador debe utilizar un lenguaje que sea fácil de entender. El mensaje debe ser entendido por el receptor. Las palabras utilizadas deben ser sencillas e inequívocas. El lenguaje no debe crear confusión o malentendidos, ya que este es el medio de comunicación, por tanto, debe ser claro y comprensible. Este principio, es uno de los punto claves más importantes al momento de comprender la importancia de la comunicación empresarial.
Adecuación y coherencia
El comunicador debe tener muy en cuenta que la información a comunicar debe ser completa y adecuada en todos los aspectos. El mensaje inadecuado e incompleto crea confusión y retrasa la acción a tomar. La información adecuada debe ser coherente con los objetivos, planes, políticas y procedimientos de la organización. El mensaje inconsistente puede causar estragos y distorsionar los intereses corporativos.
Integración
El principio de integración retrata que a través de la comunicación los esfuerzos de los recursos humanos de la organización deben integrarse hacia el logro de los objetivos organizacionales. El objetivo mismo de la comunicación es lograr el objetivo establecido. La comunicación por lo tanto, debe tener como objetivo coordinar las actividades de las personas en el trabajo para lograr dichos objetivos.
Economía
El uso innecesario del sistema de comunicación aumentará los costos. El sistema de comunicación debe usarse de manera eficiente, oportuna, es decir, en el momento apropiado y cuando sea necesario. La economía en el uso del sistema de comunicación se puede lograr de esta manera.
Comentarios
El propósito de la comunicación se verá frustrado si no se toma la retroalimentación del receptor. La confirmación de la recepción del mensaje en su perspectiva correcta desde su receptor cumple el objeto de la comunicación. La retroalimentación es esencial solo en caso de comunicación escrita y mensajes enviados a través de mensajeros. En caso de comunicación de tipo oral, la retroalimentación se conoce de inmediato.
Necesidad de una red de comunicación
La ruta a través de la cual pasa la comunicación del remitente o comunicador a su receptor o se comunica se refiere a la red de comunicación. Para una comunicación eficaz, esta red es fundamental. La eficacia de la gestión también dependerá de la disponibilidad de una red adecuada.
Atención
El mensaje comunicado debe llamar la atención del personal receptor y garantizar que actúe en la perspectiva correcta. El gerente eficiente, sincero y rápido logra llamar la atención de sus subordinados sobre lo que está transmitiendo.
Es la psicología de las personas que observan de cerca a sus superiores y luego responden a sus órdenes o instrucciones. Los superiores perezosos y poco sinceros no consiguen obtener apoyo para sí mismos y sus subordinados no suelen tomar en serio sus instrucciones. La adhesión a los principios anteriores hará que la comunicación sea efectiva, minimizará los problemas de relaciones humanas y aumentará la eficiencia general.
Objeto de la comunicación
La administración es hacer las cosas a través de otros. Por lo tanto, las personas que trabajan en una empresa o en cualquier institución deben estar informadas sobre cómo realizar el trabajo que se les asigna de la mejor manera posible. Allí es donde la importancia de la comunicación empresarial juega un papel fundamental en cualquier organización. Así, que el propósito se puede resumir en lo siguiente:
Flujo de información
La información relevante debe fluir continuamente de arriba a abajo y viceversa. El personal de todos los niveles debe mantenerse informado sobre los objetivos organizacionales y otros desarrollos que tienen lugar en la organización.
Se debe tener cuidado de que nadie sea mal informado. La información debe llegar al titular en el idioma que pueda comprender mejor, de la misma manera debe evitarse el uso de palabras difíciles. La información correcta debe llegar a la persona adecuada, en el momento adecuado a través de la persona adecuada.
Coordinación
Es a través de la comunicación que se pueden coordinar los esfuerzos de todo el personal que trabaja en la organización para el logro de las metas organizacionales. La coordinación de todo el personal y sus esfuerzos es la esencia de la gestión, que puede lograrse mediante una comunicación eficaz.
Habilidades de gestión de aprendizaje
La comunicación facilita el flujo de información, ideas, creencias, percepción, consejo, opinión, órdenes e instrucciones y más. En ambos sentidos, es lo que permite a los gerentes y otro personal de supervisión aprender habilidades gerenciales a través de la experiencia de otros. La experiencia del remitente del mensaje se refleja en él y la persona que lo recibe, puede aprender analizándola y comprendiéndola.
Preparar a las personas para aceptar el cambio
La comunicación adecuada y efectiva es una herramienta importante en manos de la gerencia de cualquier organización para alcanzar un cambio general en las políticas, procedimientos, estilo de trabajo de la organización y hacer que el personal acepte y responda positivamente.
Desarrollar buenas relaciones humanas
Los gerentes, los trabajadores y el resto del personal intercambian sus ideas, pensamientos y percepciones entre sí a través de la comunicación. Esto les ayuda a entenderse mejor. Se dan cuenta de las dificultades que enfrentan sus colegas en el lugar de trabajo. Esto conduce a la promoción de buenas relaciones humanas en la organización y a su vez contribuye a la generación de lo que se establece en la importancia de la comunicación empresarial.
Se fomentan las ideas de los subordinados
La comunicación facilita invitar y alentar las ideas de los subordinados en determinadas ocasiones en cualquier tarea. Esto desarrollará el pensamiento creativo. Honrar las ideas de los subordinados los motivará aún más para el trabajo arduo y se desarrollará un sentido de pertenencia a la organización.
Asimismo, les proporcionará el estímulo para compartir información con sus superiores sin interrupciones. Los gerentes deben conocer las ideas, pensamientos, comentarios, reacciones y actitudes de sus subordinados y los subordinados deben conocer las mismas del personal de nivel más bajo de sus respectivos departamentos.
Importancia de la comunicación empresarial
La comunicación empresarial eficaz es vital para una gestión eficiente y para mejorar las relaciones laborales. En el mundo moderno, el crecimiento de las telecomunicaciones, la tecnología de la información y la creciente competencia y complejidad en la producción han aumentado la importancia de la comunicación empresarial ya sea en grandes y pequeñas organizaciones, independientemente de su tipo.
Un ejecutivo corporativo debe estar en condiciones de comunicarse de manera efectiva con sus superiores, colegas de otros departamentos y subordinados. Esto le permitirá tener un buen desempeño y le permitirá dar su cien por ciento a la organización. Los siguientes puntos pueden ilustrar la importancia de la comunicación empresarial:
Base para la acción
La comunicación actúa como base para cualquier acción. El inicio de cualquier actividad comienza con la comunicación que trae la información necesaria para comenzar.
La planificación se vuelve fácil
La comunicación facilita la planificación y la planificación se facilita mediante la comunicación. Cualquier tipo de información sobre los requisitos de recursos humanos de cada departamento de la organización con sus calificaciones, el tipo y tipos de trabajo, etc. Se puede recopilar a través de la comunicación que ayuda en la planificación de los recursos humanos.
Además se pueden preparar e implementar políticas y programas para su adquisición. En todo el proceso la comunicación juega un papel vital, ya que también facilita la planificación gerencial de la organización. Este es sin duda, una información muy valiosa en la importancia de la comunicación empresarial.
Medios de coordinación
La comunicación es una herramienta importante para coordinar los esfuerzos de diversas personas que laboran en la organización.
Ayudas en la toma de decisiones
La información recopilada a través de la comunicación ayuda a la toma de decisiones. La comunicación facilita el acceso a la información vital y esencial requerida para tomar decisiones, un punto bastante esencial reflejado en la importancia de la comunicación empresarial.
Proporciona un liderazgo eficaz
Una habilidad de comunicación acerca al gerente a sus subordinados e intercambia ideas y presenta propuestas adecuadas, conoce sus opiniones, busca consejos y toma decisiones. Esto permite que un gerente se gane la confianza de sus subordinados comunicándose constantemente con ellos y eliminando posibles malentendidos. De esta manera conduce a su gente a lograr el objetivo organizacional, algo muy característico de la importancia de la comunicación empresarial.
Aumenta la moral y la motivación
Un sistema de comunicación eficaz infunde confianza entre los subordinados y los trabajadores asegurando un cambio en su actitud y comportamiento. La principal causa de conflicto e insatisfacción son los malentendidos que pueden eliminarse mediante las habilidades de comunicación. La eliminación de malentendidos hace que el gerente y sus subordinados se entiendan y creen buenas relaciones laborales. Esto eleva la moral de la gente y los motiva a trabajar más duro.
Intercambio de información
La comunicación es principalmente el intercambio de información entre dos o más partes. Así que con una buena comunicación entre las partes internas e internas, se produce un dinamismo positivo a las actividades organizativas que contribuyen al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Facilita de implementación de planes y políticas
Para la implementación oportuna de planes y políticas, los gerentes deben difundir en toda la organización el contenido de los mismos.
Permite alcanzar los objetivos
La comunicación eficaz ayuda a los empleados de todos los niveles a estar conscientes y atentos. Esto de cierta forma, asegura el cumplimiento oportuno de los trabajos y el fácil logro de las metas.
Mejora de la relación industrial
La relación industrial es la relación entre los trabajadores y la dirección en el lugar de trabajo. Siempre se desea una buena relación industrial para el éxito empresarial. Para ello, la comunicación juega un papel vital en la creación y mantenimiento de una buena relación industrial.
Publicidad de bienes y servicios
En la era moderna, las empresas se están volviendo altamente competitivas. Casi un fabricante muy competitivo produce productos de consumo común. Sin embargo, todos ellos no pueden venderse igualmente bien. Así, que la organización a través de las habilidades comunicacionales puede comunicarse mejor, y a su vez también puede vender mejor.
Eliminación de controversias
De acuerdo a la importancia de la comunicación empresarial, se establece que al tener una comunicación eficaz permite un flujo fluido de información entre las distintas partes involucradas en la negociación o transacción. Como resultado, los conflictos, controversias y desacuerdos se pueden resolver fácilmente.
Aumento de la lealtad
La comunicación efectiva ayuda a los gerentes a ser conscientes del desempeño de sus subordinados. En tal situación, los subordinados intentan mostrar su buen desempeño. Más adelante, si la gerencia elogia su desempeño, aumentará la lealtad de los empleados.
Tipos de comunicación
La comunicación es una necesidad en el mundo empresarial actual. Las personas trabajan o están asociadas a una organización, incluidos empleados, partes interesadas, bancos, clientes, proveedores, anunciantes y más. Por lo tanto, necesitan interactuar y comunicarse entre sí para lograr los objetivos comerciales y cumplir con sus requisitos.
Entendamos ahora las diversas formas en que tienen lugar las interacciones en una organización. De acuerdo a lo establecido en la importancia de la comunicación empresarial, los tipos de comunicación se pueden clasificar por su ubicación, estructura, dirección del flujo de información, modos de comunicación y respuesta. A continuación:
Basado en la ubicación
Este tipo de comunicación depende específicamente de la ubicación del receptor, es decir, si pertenece a la organización o si se sitúa fuera de ella. En este existen dos tipos de comunicación:
Interna
La comunicación entre los miembros de una organización se conoce como comunicación interna. Es decir, cuando los ejecutivos y los empleados de una organización se comunican entre sí dentro de la organización.
Externa
Cuando los ejecutivos y empleados de una organización se comunican o intercambian información con personas externas a la organización, ya sean estos proveedores, clientes, bancos y más.
Basado en estructura
En la estructura de la comunicación, el canal utilizado para la interacción juega un papel fundamental. Esta se puede dividir en las siguientes dos categorías:
Formal
Es un canal regular y organizado de comunicación laboral dentro de una empresa, donde los empleados deben coordinarse a través de un medio adecuado entre ellos. En este tipo de comunicación, hay una red de comunicación que no es más que un patrón diseñado para comprender cómo la información viaja de una persona a otra. Entre los diferentes tipos de redes de esta forma de comunicación, podemos encontrar:
- Cadena: cuando un empleado transmite información oficial al otro empleado, quien además se la comunica a un tercer empleado, aquí se crea un patrón de cadena. Por ejemplo: el CEO informa el objetivo de ventas al Gerente General, el Gerente General también lo transmite al Gerente de Ventas.
- Rueda: cuando un solo empleado comunica cualquier información organizativa a un grupo de compañeros de trabajo, aquí se forma un patrón de rueda. Por ejemplo: el Líder del equipo leyendo una circular emitida por la gerencia frente a otros compañeros de trabajo.
- Circular: un empleado comunica información a su colega, quien la transmite a otro compañero de trabajo y así sucesivamente. El mensaje pasa de un empleado a otro y finalmente llega a la persona que inicia el proceso.
- Flujo libre: en este tipo de red, no se sigue ningún patrón en particular. Cualquier persona difunde información de manera no sistemática. Por ejemplo: en una situación de emergencia en la organización, digamos en caso de un cortocircuito, la información se distribuye aleatoriamente entre los empleados.
- V invertida: Bajo esta red, los subordinados pueden comunicarse directamente con su superior inmediato, así como también con su alta dirección o la alta dirección. Por ejemplo: los ejecutivos de ventas pueden interactuar con el líder de su equipo y a su vez con el gerente.
Informal
Es una forma de comunicación no oficial que surge de la amistad o relaciones casuales, donde las discusiones pueden o no estar relacionadas con el trabajo o la organización. Los tipos de redes en este tipo de comunicación no siguen un sistema particular, sin embargo, se identifican algunas. A continuación:
- Lineal única: similar al patrón de cadena. La información pasa de una persona a otra, luego al siguiente y así sucesivamente.
- Chisme o rumor: una sola persona difunde información dentro de un grupo informal donde el mensaje puede ser válido o no.
- Probabilidad: es similar al patrón de chismes, pero aquí no es necesario que todos estén involucrados en la comunicación.
- Clúster: es cuando una persona transmite información solo a personas de confianza que creen que no se la dirán a nadie, pero hacen lo mismo. Por lo tanto, el mensaje se propaga a un grupo seleccionado de personas.
Basado en el medio de comunicación
Este tipo es determinado de acuerdo a la forma en que se enmarca un mensaje y es utilizado el canal para enviar información al receptor, a través de la siguiente manera:
Verbal
La transmisión de información contenida en palabras, ya sea escrita o dicha, se conoce como comunicación verbal. Un mensaje enmarcado en palabras cuando se habla al receptor se denomina comunicación oral. Este tipo incluye interacción cara a cara, llamadas, videollamadas, mensaje grabado y más.
Considerando que, cuando el remitente redacta un mensaje en palabras para que el receptor lo lea, se denomina comunicación escrita. Por ejemplo: una carta, un correo electrónico, folletos, circulares, avisos, mensajes de texto, y más.
No verbal
Como decimos «las acciones expresan más que las palabras», expresar información distinta a las palabras se conoce como comunicación no verbal. Cualquier comunicación permanece incompleta sin el uso de medios no verbales. Existen diferentes tipos de comunicación no verbal, incluyendo:
- Kinesis: se refiere a interacciones a través del lenguaje corporal, el contacto visual, las posturas, gestos, expresiones faciales, etc. Sin embargo, el paralenguaje es la forma en que hablamos, es decir, tono, volumen, etc.
- Artefactos: incluyen la apariencia, la personalidad, el sentido del vestir y la representatividad de una persona. Mientras que la cronémica es el tiempo, la puntualidad, la pausa y más; mientras se habla.
- Proxémica: es la distancia que mantiene una persona mientras se comunica con los demás, esto habla mucho de la relación entre los dos.
- Háptica o el tacto: también informan sobre los sentimientos y la expresividad de una persona.
Basado en flujo de dirección
La dirección en la que fluye la información o un mensaje dentro de una configuración formal en una organización define el tipo de comunicación que es. A continuación se presentan las cuatro formas principales de comunicación, según su dirección:
Ascendente
En la comunicación ascendente, los subordinados comparten sus problemas, sugerencias e ideas con la figura líder del equipo o gerencia.
Descendente
Este tipo de comunicación, es cuando los líderes o gerentes transmiten órdenes, instrucciones, políticas, reglas, normas, y más, a sus subordinados.
Horizontal
Cuando la comunicación tiene lugar entre dos personas que ocupan una posición similar en la organización. Por ejemplo: un gerente de ventas proporciona la hoja de ingresos por ventas al gerente de finanzas.
Diagonal
Cuando el senior de un departamento en particular comparte alguna información con el subordinado del otro departamento y viceversa. Por ejemplo: un gerente de recursos humanos advierte a un ejecutivo de ventas, por exceso de licencias.
Basado en respuesta
La comunicación en una organización se puede diferenciar según la necesidad de respuesta o retroalimentación. A continuación se muestran los dos tipos de comunicación empresarial, según la respuesta:
Unidireccional
En la comunicación unidireccional, el remitente transmite la información al receptor sin buscar retroalimentación o respuesta. Por ejemplo: un anuncio de un producto en particular en la televisión.
Bidireccional
Cuando el remitente comparte alguna información con el receptor y, a cambio, el receptor responde a dicha información. Por ejemplo: el gerente discute el problema de la baja productividad con el equipo y ellos dan las razones del mismo.
Métodos de comunicación
Existen diversos métodos de comunicación aplicables que contribuyen a lo establecido en la importancia de la comunicación empresarial, a continuación se mencionan y detallan algunos de ellos:
Comunicación basada en web
Esto incluye canales de comunicación cotidianos como correos electrónicos y aplicaciones de mensajería instantánea. Los beneficios de los correos electrónicos y los mensajes radican en la capacidad de dirigir conversaciones privadas en un entorno de oficina ajetreado, así como de compartir un mensaje con muchas personas, desde unas pocas hasta cientos, todas a la vez.
Reuniones telefónicas
Los teléfonos eliminaron la barrera de la ubicación para realizar reuniones productivas y rápidas. Por lo que permite un mejor intercambio de ideas gracias a la comunicación no verbal (tono de voz), en comparación con la comunicación escrita. Los sistemas de telefonía en la nube pueden acelerar la incorporación y la colaboración general del equipo.
Videoconferencia
Los excelentes sistemas de videoconferencia proporcionan la posibilidad a las personas en ubicaciones remotas, hacer reuniones que se sienten lo más cercanas posible a las reuniones en persona.
Reuniones presenciales
Las reuniones en persona pueden ayudar a una empresa a avanzar con ideas rápidamente. Las investigaciones muestran que las reuniones en persona generan más ideas que las reuniones virtuales. Sin embargo, tener una agenda de reuniones sólida como una roca es esencial para reuniones efectivas. Según estudios, el 46% de los empleados rara vez o nunca abandonan una reunión sabiendo lo que se supone que deben hacer a continuación.
Informes y documentos oficiales
Documentar las actividades que afectan a otras personas y departamentos es una parte crucial de un sistema de comunicación empresarial bien aceitado. La capacidad de hacer referencia a un documento escrito en cualquier momento reduce la posibilidad de confusión o desacuerdo y proporciona una claridad adicional en la comunicación.
Presentaciones
Las presentaciones respaldadas por informes y diapositivas de PowerPoint, vídeos y más. Suelen ser la forma en que se llevan a cabo las reuniones con grupos más grandes. Estos son excelentes para compartir nuevas ideas de una manera que crea espacio para preguntas y aclaraciones.
Tableros de foros y preguntas frecuentes
Se puede establecer un área interna para que los empleados puedan consultar las preguntas frecuentes sobre diversos temas departamentales, además de formular otras nuevas que los hagan más productivos y actualizados en un tema.
Encuestas
Tanto las encuestas internas como las de los clientes, son una forma ideal de recopilar comentarios y calificaciones sobre temas importantes. Las encuestas facilitan un ciclo saludable de mejoras respaldadas por comentarios y abren un canal de comunicación entre todos los niveles dentro de una organización.
Actividades de gestión de clientes
Esto puede incluir cualquier actividad de relaciones con el cliente. Los ejemplos incluyen soporte de chat en vivo, sistemas de administración de relaciones con el cliente (CRM), proceso de incorporación de clientes, reseñas de clientes y más.
¿Qué conlleva una falla de comunicación empresarial?
El comprender la importancia de la comunicación empresarial proporciona la idea clara de implementar una buena comunicación en la organización, que en cierto sentido produce en todos los involucrados una sintonía y que a su vez puedan terminar sus tareas, completar sus proyectos y operar de la manera más efectiva posible, sin dejar de ser productivos.
Todos conocen sus deberes específicos, lo que ayuda a mitigar al personal que realiza un trabajo que no está destinado a ellos o que lo hace de una manera que no es óptima.
Mientras que las fallas de comunicación a menudo resultan de una falta de información consistente, deshonestidad (falta de comunicación ética), ser vagas (dar instrucciones que no están detalladas) y una falla de la gerencia para responder preguntas e inquietudes del personal. Todos estos problemas dan como resultado una gran cantidad de dificultades que pueden disminuir en gran medida la productividad y la eficiencia general del personal, los proyectos y las operaciones del equipo.
¿Cuáles son los efectos de una mala comunicación?
Si bien una buena comunicación de acuerdo a lo que engloba la importancia de la comunicación empresarial, ayuda a construir equipos productivos que están comprometidos. Los malentendidos, las confrontaciones y los desacuerdos a menudo son el resultado de una mala comunicación, lo que resulta en un trabajo en equipo deficiente, pérdida de tiempo (por ejemplo, tiempo utilizado para discutir sobre tareas) y baja productividad.
En el lugar de trabajo, es fundamental que los empleados y los gerentes estén en la misma página y que los desacuerdos no se conviertan en discusiones. En última instancia, para que todos trabajen de manera eficaz y óptima, todos deben estar en sintonía. Un proyecto que tiene miembros del equipo, o gerentes, discutiendo y siguiendo prácticas de comunicación deficientes nunca se completará con éxito.
Beneficios de una buena comunicación empresarial
Las empresas operan dentro de una esfera de flujo constante de datos e información. El intercambio y la transmisión de información y la obtención de comentarios se pueden realizar de manera óptima o subóptima.
Cuando los principios establecidos en la importancia de la comunicación empresarial, se ejecutan correctamente conlleva a que todos se encuentren en la misma página, la confusión se mitiga y todos pueden hacer su trabajo, todo lo cual aumenta la productividad e incluso la creatividad, lo que se traduce en mejores resultados.
Por el contrario, la comunicación deficiente da como resultado confusión, confrontaciones, retrasos, problemas de presupuesto y una variedad de otros problemas que pueden provocar que el negocio se atasque, no escale y/o que los proyectos se retrasen o superen el presupuesto, todo lo cual afecta negativamente a las líneas inferiores y superiores de la organización.
Es importante reconocer que las buenas prácticas de comunicación, basadas en principios éticos clave en el código de conducta (o código de ética) de una empresa, pueden resultar en ganancias mensurables asociadas con la productividad y la eficiencia general del flujo de trabajo.
Guía para garantizar que la comunicación funcione
Hay algunos pasos clave muy alineados a la importancia de la comunicación empresarial, que las empresas de cualquier tamaño deben tomar cuando buscan asegurarse de que sus principios de comunicación estén intactos dentro de su trabajo. A continuación:
Considere el receptor
La comunicación es un camino de dos vías: una persona se comunica y la otra persona es el receptor de la información. La comunicación efectiva tiene en cuenta quién está escuchando, su perspectiva, su idioma, lo que ya saben o piensan, lo que hacen, su lugar en el tema y qué poder tienen para resolver el problema o incluso impedir el progreso de la solución, etc.
Por tanto, un hablante eficaz identifica los datos demográficos de su destinatario para adaptar lo que tiene que decir al oyente individual, a fin de tener el mayor impacto en él.
Adapte el mensaje (servicio al cliente/externo o interno)
La comunicación en una empresa puede adoptar dos formas: comunicación intraorganizacional entre el personal y entre la empresa y las partes externas. Ciertos departamentos dependen de mecanismos de comunicación externos efectivos y de cara al cliente, como los representantes de servicio al cliente. Otros como la gerencia, se comunican principalmente dentro de la empresa con los empleados.
Dicho esto, está claro que el receptor del mensaje debe ayudar a dictar al hablante cómo se debe adaptar la información y, por lo tanto, transmitirla. Un representante de servicio al cliente no hablaría exactamente de la misma manera con un cliente acerca de un dato que un CEO con sus empleados.
Momento del mensaje
Hay un lugar y un tiempo para todo. Un comunicador eficaz sabe cuándo aplicar el tacto para comprender cuándo hablar, cómo hablar, qué tono usar y cómo adaptar el mensaje de manera que tenga el mayor y mejor impacto en los oyentes.
Asegurándose de que se entendió
Un mensaje es tan bueno como lo bien que se entiende. Si sus destinatarios no comprenden la comunicación empresarial más importante, no tendrá ningún efecto o no tendrá el impacto deseado. Por lo tanto, pedir retroalimentación, asegurarse de que se entendió la información, etc. Es una buena forma para que los comunicadores sepan que la información transmitida está teniendo el impacto que se pretendía, en función de que se entienda.
En lo que respecta a la gestión, hay formas de garantizar que se entendió la información, como invitar a los destinatarios a hacer preguntas, hacer que los oyentes resuman lo que se dijo y/o repetir cuál fue el resultado/punto final del mensaje.
Esto puede ayudar a todas las partes involucradas a reconocer cuál es el mensaje procesable, qué se pretendía y cómo se pueden resolver los problemas basándose en el mensaje. Este es el caso de cada pieza de información que se transmite dentro de una organización, debe tener un impacto basado en que se comprenda en su totalidad.
Crea una cultura comunicativa
La cultura comunicativa de una empresa es fundamental para su éxito. Si bien es bueno utilizar habilidades duras para terminar tareas y proyectos, son las habilidades blandas y la inteligencia social las que se requieren para que una empresa mantenga de manera efectiva y óptima equipos productivos y un entorno positivo donde todos estén en la misma página, todo lo cual es el resultado de buenas prácticas de comunicación.
Cuando todos están en la misma página, los equipos pueden trabajar de manera efectiva, la gerencia puede transmitir sus directivas con claridad, el personal puede hacer preguntas y ofrecer ideas concisas, y se puede hacer más trabajo en menos tiempo, todo lo cual resulta en mejores resultados y mejores resultados para el negocio.
Un código de ética claro no solo debe detallar las prácticas éticas y de buena comunicación en el lugar de trabajo, sino que la capacitación obligatoria en comunicación puede ser una opción para los empleados y ejecutivos dentro de una organización para garantizar que siempre se utilicen los mejores principios de comunicación en la empresa.
Problemas que la comunicación empresarial eficaz puede resolver
El comprender la importancia de la comunicación empresarial y a su vez, hacer de esta clara y eficaz es fundamental para que los equipos, empleados, gerentes y ejecutivos realicen su trabajo y cumplan con sus responsabilidades. Sin los procesos y herramientas adecuados, el flujo de información se interrumpe y las personas se quedan en la oscuridad. Esto puede tener graves consecuencias para la empresa, desde empleados y clientes insatisfechos hasta lucro cesante.
El flujo transparente de información es un objetivo general obvio de un proceso de comunicación empresarial. Pero, ¿cuáles son algunos de los problemas más profundos que resuelve la comunicación empresarial exitosa?, a continuación:
Sobrecarga de correo electrónico, falta de productividad y claridad diaria
En muchos lugares de trabajo, las personas simplemente se sienten abrumadas por la cantidad de mensajes que reciben en un solo día. Por lo tanto, podemos perdernos fácilmente o pasamos por alto por completo una información crucial. Con un sistema de comunicación empresarial implementado, las empresas pueden reducir las distracciones digitales y de crear un espacio para las ideas y el pensamiento.
Silos de comunicación horizontal y vertical
A menudo, los equipos y departamentos no intercambian información esencial. Otras veces, no hay una manera fácil de comunicarse con un gerente de departamento cuando hay un problema dentro de un equipo. Estos silos se forman fácilmente y, a menudo, sin que nadie se dé cuenta, pero pueden remediarse fácilmente con un plan de comunicación establecido.
Mala comunicación con empleados remotos
El trabajo remoto llegó para quedarse. De acuerdo a estudios realizados, la gran mayoría de los empleados les gustaría trabajar de forma remota durante al menos una parte del tiempo. En cierto sentido, esto enumera la colaboración y la comunicación entre las tres principales dificultades cuando se trata de trabajar de forma remota, lo que demuestra el valor de los sistemas de comunicación adecuados en su lugar.
Rotación de empleados / Bajo compromiso de los empleados
La pérdida de las personas ideales de su organización pone en riesgo su capacidad para atender a los clientes, obviamente, de lado y lado esto es costoso. Así, que perder a un empleado puede costar hasta el doble de su salario anual, pero cuando las empresas se comunican eficazmente, tienen un 50% más de probabilidades de informar niveles de rotación por debajo del promedio de la industria.
Mal servicio al cliente
Si hay una mala comunicación en una organización, suceden dos cosas cuando se trata del servicio al cliente. Primero, los empleados en roles de cara al cliente no tendrán la información que necesitan. En segundo lugar, los clientes sentirán la baja moral de los empleados y tendrán una experiencia negativa.
De hecho, un estudio encontró que la mejora de la actitud de los empleados afecta la satisfacción del cliente, lo que luego da como resultado un aumento en los ingresos.
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