Las mejores técnicas de comunicación más eficaces

Por naturaleza, el ser humano es un ser social y, por ende, necesita comunicarse. Son muchas las razones que le llevan a comunicarse con otros. Para que este proceso sea más efectivo y de mejores resultados, existen varias Técnicas de comunicación. Sigue leyendo y conoce cómo llegar al público que quieras sin contratiempos.

La comunicación y sus procesos

Son muchas las razones que motivan a una persona a comunicarse. Desde dar una instrucción, solicitar ayuda o mostrar afecto, son infinitas las posibilidades que llevan a iniciar este proceso. Pero, todas las formas de comunicarse no son iguales: dependiendo el objetivo que se pretenda lograr, así serán las técnicas de comunicación que se empleen.

El canal a utilizar, las características del receptor, las condiciones ambientales, el tipo de público, las habilidades comunicativas del emisor, son algunos de los elementos que se deben tomar en cuenta para que el proceso de la comunicación sea realmente eficaz. Pero ¿Qué es la comunicación eficaz y para qué sirve?

Antes de hablar de la eficacia en los procesos comunicativos, lo primero que debe conocerse es el concepto de comunicación. La Real Academia Española la define como “acción y efecto de comunicar o comunicarse”. Profundizando un poco más, puede decirse que es el acto consciente de intercambiar un mensaje entre dos o más sujetos, con el fin de enviar o recibir información.

Elementos de la comunicación

Para que ocurra el proceso de comunicación deben estar presentes los siguientes elementos: el emisor o quien envía el mensaje; el receptor, quien lo recibe; un código, que se traduce como los signos que el emisor emplea para codificar el mensaje; el canal, o medio físico por donde circulará el mensaje; y el mensaje mismo, que viene siendo la información que se envía y se recibe. Todo esto está enmarcado en un contexto para facilitar la comprensión del hecho comunicativo.

El emisor tiene una intención específica al enviar el mensaje, lo que genera un efecto del receptor, quien emite una respuesta. Quien envía el mensaje debe hacerlo de la mejor manera si desea obtener una respuesta positiva por parte de su interlocutor. A esto se le llama feedback o retroalimentación positiva, puesto que el receptor responde de manera positiva al emisor, luego de haber decodificado el mensaje.

Ciertamente, son muchos los objetivos que llevan a una persona a comunicarse con su entorno. Entre las razones más comunes se encuentran la de informar, educar, entretener e, incluso, influir o persuadir a quien recibe el mensaje. En este sentido, se espera que el oyente emita una respuesta, ya sea con palabras o con acciones.

La comunicación eficaz

Esto permite inferir que la comunicación eficaz es aquella donde el emisor transmite el mensaje de forma clara y comprensible para el interlocutor, sin que se produzcan confusiones o interpretaciones erróneas durante el proceso. Cuando el proceso de comunicación se lleva a cabo en un entorno comercial, el principal objetivo es hacer que el cliente crea en lo que se le dice.

En todos los ámbitos de trabajo y en todos los entornos en los que una persona se relaciona es necesario saber comunicarse. De una buena comunicación dependerá la consecución de nuevos clientes; optimizar los procesos con los proveedores, mantener óptimas relaciones con los jefes y, llevándolo a mayores niveles, lograr un mayor alcance en cuanto al envío del mensaje, ya sea publicitario o de movilización de masas.

Si la comunicación es eficaz, el emisor logrará influir en su público, indistintamente del número de personas que lo conforme. Esto se mide al recibir el feedback por parte de quien recibe el mensaje. Cuando este objetivo no se logra es porque en el entorno se ha generado ruido, es decir, ha aparecido un elemento que impide que el mensaje llegue de la mejor manera y cause el efecto esperado.

El ruido puede ser originado por el propio emisor, quien puede no mostrar mucha convicción al enviar la información o emplea los códigos de forma errada. Tal vez utiliza un tono de voz que no está acorde con el contexto, faltan elementos para comprender el mensaje o hay exceso de éstos. Las barreras del idioma y culturales son elementos que generan ruido con frecuencia.

Técnicas de comunicación eficaz

Tal como se acaba de reseñar, la comunicación es un proceso empleado para el intercambio de información, sentimientos o ideas, entre otros. La intención es generar una respuesta en el interlocutor y, de la efectividad del proceso dependerá la eficacia del mismo. Existen dos tipos de comunicación: verbal y no verbal.

Comunicación verbal

En este tipo de comunicación se hace presente el uso de la palabra para lograr la interacción entre las personas. Aquí, el lenguaje se puede expresar de forma oral o escrita y, como en todo proceso, deberá generar un estímulo y una respuesta entre los participantes del proceso comunicativo.

• Comunicación Oral: es la que se realiza entre dos o más personas, la cual hace uso del habla como medio de transmisión y del idioma como uno de los códigos. Los sonidos se estructuran para formar las sílabas, palabras y frases que permiten la comunicación.
• Comunicación escrita: es aquella que se realiza por medio de la representación gráfica de los signos, es decir, a través de las palabras o cualquier otro signo escrito. No está sujeta al tiempo puesto que el emisor puede o no recibir respuesta de forma inmediata.

Comunicación no verbal

Para muchos investigadores, la comunicación no verbal es difícil de definir. Se puede conceptualizar como un tipo de comunicación en el que se transmite un mensaje a través de gestos, signos, señales corporales, posturas y más, es decir, sin palabras. En la mayoría de los casos, la comunicación no verbal suele arrojar más información que lo que se dice.

La comunicación verbal y no verbal están íntimamente ligadas, se necesitan la una a la otra para poder subsistir. Toda expresión verbal está acompañada de un gesto corporal. Incluso cuando el mensaje es escrito, también denota la comunicación no verbal: quien escribe asume poses al momento de hacerlo, y quien lee hace lo propio al decodificar el escrito.

La comunicación verbal eficaz

Existen dos formas de comunicación verbal: oral y escrita. En la primera se hace uso de sílabas, palabras y frases verbalizadas, mientras que en la segunda se emplean signos gráficos para dar a conocer sentimientos e ideas, para preguntar, informar, emitir, opinar y pare de contar. Para que este proceso de comunicación sea realmente eficaz debe darse de forma espontánea, natural, debe ser ameno, con una correcta estructura gramatical y estimulante, entre otros atributos.

Las características vocales de la comunicación verbal pasan por el volumen y el tono de la voz, la fluidez y el ritmo de emisión, así como el énfasis que se le da al discurso. Estas sirven de apoyo a los interlocutores para que el proceso comunicativo logre su objetivo, puesto que contribuyen a comprender el sentido de  los mensajes e incrementar el significado de lo que se transmite.

Un periódico es un tradicional ejemplo de comunicación escrita, así como también lo es el mensaje de texto que se envía a través del móvil. En ambos ocurre la “representación gráfica de la palabra”, pero la respuesta del receptor puede variar en cuanto al tiempo entre uno y otro.

En la comunicación verbal un claro ejemplo se encuentra en una reunión de trabajo en la que el jefe da instrucciones a los empleados. Allí los participantes establecen una mayor o menor comunicación en la medida que se identifiquen más o menos con el mensaje que envía el patrono. Si se sienten motivados, querrán participar más pero, si por el contrario, están desanimados, sólo querrán que la reunión culmine para salir corriendo.

La eficacia en la comunicación No verbal

Al momento de hacer una exposición no solo se hace uso de la palabra verbalizada, pues hay otros indicadores que juegan un rol quizás más importante que lo que se dice. El contacto corporal, el movimiento de los ojos, los gestos, la posición de las manos y del cuerpo son elementos que muchas veces transmiten mayor información. Son acciones inevitables, conocidas como comunicación no verbal.

Con mucha frecuencia se comete el error de creer que la comunicación se limita sólo a lo que decimos. Sin embargo, el cuerpo transmite de manera constante el estado de ánimo, los sentimientos y las intenciones de una persona. En no pocos casos, los gestos del cuerpo se encargan de desmentir lo que una persona dice con palabras. Por algo existe el refrán “no es lo que dices sino cómo lo dices”.

En los años 1980, el psicólogo alemán Albert Mehrabian explicó que las palabras apenas representan el 7% de la comunicación humana. “La carga emotiva que llevan las palabras (entonación, proyección, resonancia, tono, etcétera), es decir, el cómo se dice, representan el 38% de la comunicación y el 55% restante pertenece al lenguaje no verbal”. Esto demuestra que el cuerpo humano es un comunicador integral eficaz.

Técnicas  de Comunicación para ser eficaz

Hay personas en las que parece que el comunicarse es un don natural, pues se expresan de tal manera que cautivan a quien los escucha o los lee. Otros no corren con la misma suerte. Pero quien entiende que la comunicación es un arte también comprende que puede aprenderse.

Existen diferentes técnicas para hacer que la comunicación humana sea eficaz. Si alguien desea optimizar sus procesos al momento de comunicarse para así convencer y persuadir a su entorno, debe aprender las técnicas de comunicación que le ayuden a ser un buen comunicador. De lo contrario, todo intento resultará vano, puesto que no obtendrá la respuesta deseada por parte de su interlocutor.

Cuando una persona busca convencer a otra, su intención es transmitir su forma de pensar e influir en su interlocutor hasta hacer que este cambie de opinión. Para facilitar este proceso existen técnicas que ayudan a que la comunicación ayude a las personas en el logro de sus objetivos.

Estas técnicas de comunicación actúan tanto en la comunicación verbal como en la no verbal, de tal manera que pueda optimizarse todo el proceso. Una vez que se tenga claro cuál es el mensaje que se quiere hacer llegar y la respuesta que se desea obtener, deben aplicarse las siguientes técnicas.

Prepara bien el mensaje que se desea transmitir

La idea de lo que se quiere transmitir debe ser clara, concisa y precisa, utilizando para ello el lenguaje y tomando en cuenta el contexto donde se lleva a cabo el proceso comunicativo. Esta es la primera técnica de comunicación eficaz: definir el mensaje de forma clara y sencilla.

Este mensaje debe generar un impacto en quien lo recibe. Despertar el interés, causar impresión es la primera tarea cuando se desea atraer la atención del oyente. Para ello, el mensaje debe ser creativo y enviarse de la misma manera, bien dicen los expertos: “en la actualidad, con tanta información que circula en todo momento, sólo quien destaca de lo común y corriente puede despertar el interés del público y llamar su atención”.

Tomar en cuenta algunos aspectos

Ya se tiene la idea clara de lo que se quiere transmitir y se estructuró de una forma atractiva para que atraiga al público. Una vez cubierto este primer paso, debe revisarse si el mensaje cumple con las características que se explican a continuación:

• Claridad: Debe expresarse de forma clara, precisa y sencilla, utilizando palabras comunes.
• Precisión: Ajustado al contenido de lo que se quiere transmitir.
• Oportunidad: Se debe transmitir justo en el momento que corresponde.
• Interés: Satisfacer las expectativas del oyente.
• Periodicidad: Repetirlo tantas veces sea necesario hasta que se comprenda.

Practicar el mensaje

Esta técnica de comunicación nunca falla. Antes de enviar un mensaje ante un público, puede ser en una presentación o en algún discurso, lo mejor es practicar lo que se va a decir. Esta es una herramienta muy efectiva porque brinda seguridad y permite corregir los errores que puedan surgir durante la alocución. Se recomienda que, previamente, la persona se grabe y pueda ver la forma en que se expresa para así optimizar el proceso. Vale destacar que “no hay mejor corrección que la observación de nosotros mismos”.

Convicción en lo que se dice

Antes de decir algo ante un público, lo primero que debe hacer toda persona es creer en lo que dice. Sólo así generará confianza en el oyente y se dará inicio a un eficaz proceso de comunicación. El emisor debe estar convencido de lo que dice en su mensaje, solo así logrará captar la atención de su público y mover las emociones, paso importantísimo para lograr las respuestas que se desean. Vale la pena recordar la frase “Cree en ti”; el resto se da por sí solo.

Actitud abierta ante el receptor

Esta técnica de comunicación se llama escucha activa y recuerda que el emisor debe mantener siempre una actitud abierta hacia el receptor. Aquí la comunicación no verbal juega un rol importante, pues quien transmite el mensaje debe observar las actitudes y señales que envían sus oyentes, pues solo así sabrá si está logrando los resultados que espera. Además, cuando escucha atentamente a su interlocutor, el emisor puede verificar si su mensaje está llegando de forma correcta y, al mostrar interés por la respuesta del oyente, se asegura de que el feedback sea positivo.

La comunicación no verbal: postura y movimientos

Un aspecto de debe tomarse muy en cuenta a fin de lograr una comunicación eficaz es la posición física del cuerpo, tanto las posturas como los movimientos. Cuando se habla ante un público todos están atentos, no solo al mensaje, sino a la forma en que es enviado: la postura y los movimientos reflejan el estado de ánimo, el dominio del tema y la condición mental de quien transmite la información. Por ello, se recomiendan las siguientes técnicas de comunicación:

• Aprenda a moverse con naturalidad. Esta es una señal inequívoca de seguridad ante el tema que se está dando a conocer. Además, muestra entusiasmo, energía y espontaneidad, permitiendo una proyección positiva del emisor. Encorvarse o mostrarse muy relajado puede tomarse como un signo de inseguridad, timidez o baja autoestima, lo que genera ruido en la comunicación.

• No se quede inmóvil o sentado. Si el espacio lo permite camine y, de ser posible, acérquese hacia el público.
• Recuerde que las manos refuerzan el mensaje que se envía, así que realice movimientos moderados. Si está muy nervioso, evite proyectarlo con sus manos; sólo busque un lugar donde apoyarse mientras controla los nervios del primer momento.
• Lo que se dice debe ser coherente con los gestos corporales, pues de esta forma el mensaje será tomado como congruente y verosímil. Cada movimiento o gesto, por muy mínimo que sea, debe confirmar la idea de lo que se está comunicando.

Cuide los gestos faciales

Por más que quiera evitarse, los gestos de la cara son determinantes al momento de generar un impacto ante el público. Esta es una de las razones, sino la más importante, por la que toda persona que desee comunicarse eficazmente debe aprender a apoyar su mensaje con las expresiones faciales. Entre otras cosas, esta técnica de comunicación contempla lo siguiente:

• Reflejar una expresión afable y de cordialidad. Mostrarse enérgico, sin ser exagerado, y controlar aquellos gestos negativos que puedan ser indicio de inseguridad o nerviosismo.
• Moderar las expresiones. Si se extralimita en este punto podría parecer falso o artificial y se generaría una impresión negativa dentro del público. Las expresiones deben estar acordes con el mensaje que se desea enviar.
• Sonreír siempre, nuevamente sin exagerar. De esta forma, quien transmite la idea será apreciado como una persona amigable y abierta, lo que permitirá que el mensaje cale con mayor facilidad. La seriedad en el emisor puede tomarse como frialdad, distanciamiento e, incluso, hostilidad.

• Ser natural, evadiendo toda pose artificial y evitando sobreactuar. El querer demostrar sentimientos que no se están experimentando es garantía de fracaso, porque al final, el cuerpo se encargará de dejar al emisor en evidencia con sus gesticulaciones y posturas.
• Con los ojos el emisor mantiene contacto directo con su interlocutor, por eso debe tomarse muy en cuenta este aspecto al momento de comunicarse. La mirada refleja el entusiasmo y la convicción cuando se dan a conocer las ideas y brinda credibilidad al mensaje. Por eso debe mantenerse contacto visual permanente con el oyente. Si bien dicen que los ojos son el espejo del alma, la comunicación es el escenario donde las miradas reflejan verdades.
• Mantener el contacto visual con la audiencia es primordial. Distraer la mirada, aunque sea por pocos segundos, puede hacer que el público se disperse y pierda atención sobre lo que se le está diciendo. Se sugiere mirar a quien escucha por al menos cinco segundos o más, de lo contrario éste dudará del mensaje y lo rechazará.
• Cuando el público es numeroso, el emisor debe tratar de intercalar miradas entre unos y otros para así captar la atención de la audiencia. Debe evitarse fijar la mirada en un solo punto o una sola persona, puesto que podría generar desinterés en la audiencia.

Preguntar es la clave

Una de las técnicas de comunicación que puede ser usada para optimizar el proceso es la pregunta. Saber preguntar es una herramienta clave cuando se desea lograr un feedback positivo, pues le permite al emisor saber dónde se encuentra y le da herramientas para controlar la comunicación. Hacer las preguntas correctas facilita en mucho la comunicación entre las personas.

En el ámbito comercial, hacer las preguntas adecuadas permite obtener información sobre el cliente, el mercado, la competencia, la empresa y sus productos, el entorno empresarial e, incluso, sobre clientes potenciales. De igual forma, sirve de ayuda para identificar las necesidades del cliente y de la empresa y aportar soluciones.

Asimismo, el saber preguntar es una técnica efectiva para ganar la confianza, no sólo del cliente, sino también de los superiores y de los compañeros dentro del entorno laboral. También permite ganar tiempo, lo que se traduce en eficacia y eficiencia ante el logro de resultados.

Cuando se pregunta se pueden evitar discusiones estériles, hablar más de la cuenta y alejar a los clientes potenciales, ser negativos ante las situaciones difíciles y especular ante la ausencia de información. Como se ve, preguntar es una herramienta de gran importancia en el proceso de la comunicación.

Tipos de preguntas

De acuerdo con cada situación, las preguntas podrán variar para atender las necesidades en la búsqueda de la información y el logro de los objetivos deseados. De esta manera, existen las preguntas cerradas, cuya respuesta se limita a un SI o un NO. Están las preguntas abiertas, que permiten una respuesta más amplia y ayudan a conocer al interlocutor.

También existen las preguntas alternativas, en las que se dan opciones para responder; preguntas de control, que inducen a la persona a detectar una necesidad o aclarar alguna confusión; preguntas indirectas, las cuales permiten filtrar las respuestas hasta obtener la información que se requiere; y preguntas de rebote, en las que se insiste una y otra vez hasta lograr la respuesta deseada.

Preguntas negativas

Hay preguntas que deben evitarse, como aquellas que casi inevitablemente conducen a un no como respuesta. También debe cuidarse la forma de preguntar y el método para formular la pregunta. En este sentido, no debe preguntarse ¿No se realizará hoy la reunión? o ¿No tiene mucha prisa para comprarlo? Estas preguntas deben sustituirse por ¿Hoy se realizará la reunión? ¿Cuándo desea que le entreguen el producto? En ambos casos se formulan interrogantes, pero la respuesta suele ser diametralmente opuesta.

Como puede verse, la comunicación es fundamental para la vida humana y, cuidar de los procesos comunicativos es de suma importancia para que esta sea saludable y siempre positiva. Por eso, si se toman en cuenta las técnicas de comunicación, de seguro se lograrán relaciones humanas más positivas en el área social y, en el campo laboral, se alcanzarán los objetivos organizacionales que se establezcan.

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